Servizio 02

Dashboard Power BI per PMI: numeri di cui fidarsi.

Un cruscotto collegato alle fonti che usi già, che si aggiorna da solo e dove ogni numero sa da dove viene. Costruito per chi decide, e per chi un giorno chiederà «da dove arriva questo?».

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Quando serve

I numeri ci sono. Sono solo in sei posti diversi.

Gestionale, fogli Excel, il CRM, la contabilità dal fiduciario, magari un LIMS in laboratorio. Ogni mese qualcuno raccoglie tutto, sistema le colonne, aggiorna le formule e prepara il report. Poi arriva la domanda:

«Da dove viene questo numero?»

E bisogna andare a cercare. Il problema non è il grafico. È non sapere quanto puoi fidarti del dato che stai guardando, e scoprirlo nel momento peggiore: davanti al titolare, o davanti a un cliente che lo contesta.

Un esempio per capirci

Il report mensile che si prepara in un giorno e mezzo.

Com'è oggi

Un'azienda con il gestionale per gli ordini, la contabilità dal fiduciario, le vendite nel CRM e la produzione in due fogli Excel. Il report mensile lo prepara l'amministrazione in un giorno e mezzo, copiando e incollando. Quando il titolare chiede perché il margine è sceso, si riparte dai file, e ognuno ha la sua versione.

Come diventa

Power BI collegato al gestionale, ai file Excel su SharePoint e all'export mensile del fiduciario. I dati si aggiornano ogni notte. Ogni indicatore ha una definizione scritta, una formula e una fonte: se il margine scende, si clicca e si vede su quale linea e da quale ordine. Il report mensile non si prepara più. Si apre.

È un esempio costruito per farti vedere cosa intendo, non il resoconto di un cliente. Le tue fonti saranno diverse: il metodo no.

Cosa faccio

Collego le fonti, definisco i numeri, documento tutto.

  • Collego Power BI direttamente alle fonti che usi: gestionale, Excel, CRM, export del fiduciario, LIMS. Niente copia-incolla, niente file duplicati.
  • Definisco con te gli indicatori che contano davvero. Di solito sono otto-dodici, non quaranta.
  • Per ogni indicatore scrivo nome, formula, fonte e responsabile. È il dizionario dei KPI: la cosa che manca in quasi tutti i report.
  • Costruisco il modello in modo che da ogni numero si possa risalire all'origine, fino alla riga del gestionale.
  • Programmo l'aggiornamento automatico e controllo che regga quando una fonte cambia formato.
  • Consegno il cruscotto nel vostro ambiente Microsoft, con i permessi giusti per chi deve vedere cosa.

Non sostituisco il tuo fiduciario e non tocco la contabilità. Il fiduciario resta responsabile dei conti. Il cruscotto rende quei numeri utilizzabili da chi deve decidere.

Cosa ti resta in mano

La consegna, concretamente.

Il cruscotto nel vostro Power BIPubblicato nel vostro ambiente, con gli accessi per chi deve leggerlo. Da telefono, da tablet, dalla sala riunioni.
Il dizionario dei KPIUn documento con ogni indicatore: cosa misura, come si calcola, da quale fonte arriva, chi ne risponde. Chi arriva dopo di me capisce tutto.
L'aggiornamento automaticoProgrammato e verificato. Nessuno deve più preparare il report: si apre e i dati sono di stamattina.
Una sessione con chi lo leggeMezza giornata per imparare a usarlo, a farsi le domande giuste e a non fidarsi ciecamente nemmeno di lui.

Quanto costa

Prezzo fisso per la prima dashboard.

La prima dashboard la faccio a prezzo fisso, così sai in anticipo cosa spendi. Prima ci parliamo e vediamo quante fonti ci sono e in che stato.

Come ordine di grandezza, una dashboard parte da CHF 3'000 e arriva a CHF 7'000, in base al numero e alla complessità delle fonti da collegare.

Dopo la consegna puoi aggiungere un canone mensile, indicativamente tra CHF 300 e 800, per aggiornamenti, nuovi indicatori, manutenzione e una revisione dei numeri insieme. Le licenze Power BI si pagano a Microsoft: circa CHF 10 per utente al mese, a volte già incluse in quelle che avete.

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Domande frequenti

Prima di scrivermi.

Serve una licenza Power BI?

Per chi legge il cruscotto serve Power BI Pro, circa CHF 10 per utente al mese pagati a Microsoft, non a me.

In alcune licenze Microsoft 365 aziendali è già incluso: lo verifico prima di iniziare.

Possiamo partire da Excel?

Sì. Un file Excel su SharePoint è una fonte come le altre. La differenza è che il cruscotto lo legge, non lo copia: quando aggiornate il file, il cruscotto si aggiorna.

Chi tiene aggiornato il cruscotto?

I dati si aggiornano da soli, di notte o più spesso se serve.

Le modifiche, un nuovo indicatore o una nuova fonte, le faccio io con il canone mensile, oppure chi vuoi tu con la documentazione che lascio.

Sostituisce il fiduciario o il controllo di gestione?

No. Il fiduciario resta responsabile dei conti e il controllo di gestione formale resta a chi ne ha titolo.

Il cruscotto legge quei numeri e li rende leggibili per chi deve decidere.

Gli altri due servizi

01 · Automazione dei processi →Approvazioni, passaggi tra sistemi, report: flussi automatici che registrano chi ha fatto cosa e quando. 03 · Collaudo prima del go-live →Provo il software come un utente esperto prima che ci lavori tutta l'azienda. E controllo dove finiscono i dati con l'AI.

Qual è il numero di cui non vi fidate?

Raccontami quali fonti avete e chi prepara il report oggi. In mezz'ora ti dico se ha senso e da quale cruscotto partire.

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