Da Banana Contabilità a Power BI: il cruscotto mensile senza copiare i numeri a mano

Immagina una ditta di impianti nel Mendrisiotto, venticinque persone. La contabilità è in Banana Contabilità, tenuta dalla fiduciaria. Gli ordini stanno nel gestionale, le vendite in un file Excel, le ore di cantiere in un altro. Ogni mese l'amministrazione prepara il report per il titolare: un giorno e mezzo di copia-incolla. E quando arriva la domanda «perché il margine è sceso?», si riparte dai file, e ognuno ha la sua versione.

È un esempio costruito, non il resoconto di un cliente. Ma è la situazione che descrivo più spesso quando spiego cosa fa un cruscotto Power BI per una PMI, perché in Ticino i numeri stanno quasi sempre in uno di quattro posti: Banana, Abacus, bexio o Sage. Questo articolo spiega come portarli in un cruscotto che si aggiorna da solo, senza cambiare gestionale e senza toccare la contabilità.

Perché il report mensile costa un giorno e mezzo

Il problema non è il grafico finale. È la catena che ci sta dietro. Qualcuno esporta i conti da Banana, li incolla in un foglio, corregge le colonne che si sono spostate, aggiorna le formule, aggiunge le vendite prese da un altro file, controlla che i totali tornino con quelli della fiduciaria, prepara il PDF. Se un passaggio cambia, tutto il resto si rompe.

E il costo più alto non è nemmeno il tempo. È che alla fine nessuno sa dire con certezza da dove viene un numero. Il margine del mese scorso era 18%, questo mese 15%: è calato davvero, o qualcuno ha incollato una colonna sbagliata? Per scoprirlo bisogna riaprire i file. Nel momento peggiore, di solito: davanti al titolare, o davanti a un cliente che contesta una cifra.

Cosa esporta Banana Contabilità, e cosa non fa

Banana Contabilità è fatta a Lugano ed è il programma più diffuso tra le piccole aziende e le fiduciarie del cantone. Non ha un connettore ufficiale per Power BI, e va detto subito. Ma ha una cosa che basta: esporta tutto. Le tabelle Conti, Registrazioni, Centri di costo e Budget si esportano in Excel, CSV o XML dal menu Dati, e un'intera contabilità si esporta in blocco (la documentazione di Banana sulle esportazioni elenca i formati). Chi vuole spingersi oltre può usare le estensioni in JavaScript per produrre report già nel formato che serve.

Il ponte verso Power BI, quindi, è un'esportazione programmata: alla chiusura del mese, o ogni settimana, il file esce da Banana e finisce in una cartella su SharePoint o OneDrive. Power BI legge quella cartella. Nessuno copia niente in un altro foglio: il cruscotto prende il file, lo pulisce, lo incrocia con le altre fonti e si aggiorna. Se il fiduciario tiene la contabilità, l'esportazione la fa lui con un clic al mese; se preferite, si automatizza.

E con Abacus, bexio, Sage o Odoo?

Cambia il modo di collegarsi, non il metodo.

• bexio ha un'interfaccia dati pubblica: si attiva una chiave nelle impostazioni (Apps & API) e Power BI legge fatture, incassi e clienti direttamente, senza file di mezzo. È il collegamento più pulito tra i gestionali svizzeri per PMI.
• Abacus offre esportazioni e interfacce dati (REST e AbaConnect, documentate dal produttore). Il collegamento diretto va concordato con chi amministra il sistema, spesso la fiduciaria o il partner Abacus; in alternativa, un'esportazione programmata funziona come con Banana.
• Sage, Odoo, SAP Business One, Dynamics 365 Business Central permettono il collegamento al database o hanno un connettore nativo di Power BI. Sono i casi in cui dal cruscotto si scende fino alla singola riga d'ordine.
• Excel resta una fonte come le altre: il file su SharePoint viene letto, non copiato. Quando lo aggiornate, si aggiorna anche il cruscotto.

Nella pagina del servizio tengo l'elenco aggiornato, gestionale per gestionale.

Come si costruisce il collegamento, in pratica

Quattro passi, sempre gli stessi. Li racconto sull'esempio della ditta di impianti.

• 1. Le fonti. Stabiliamo cosa arriva da dove e con che frequenza: la contabilità da Banana alla chiusura del mese, gli ordini dal gestionale ogni notte, le ore di cantiere dal file Excel condiviso. Ogni fonte ha un responsabile e un orario.
• 2. Il modello. Power BI pulisce i file (colonne, date, formati svizzeri con l'apostrofo nelle migliaia) e li mette in relazione: i ricavi per commessa dal gestionale incontrano i costi per centro di costo da Banana e le ore dal foglio. È qui che il margine per cantiere diventa un numero calcolato, non copiato.
• 3. Il dizionario dei KPI. Per ogni indicatore scrivo nome, formula, fonte e responsabile. «Margine di commessa = ricavi fatturati meno costi diretti da Banana (centri di costo 4xxx) meno ore × tariffa». È la pagina che manca in quasi tutti i report, e quella che un revisore chiede per prima.
• 4. L'aggiornamento e i permessi. Programmo il refresh, verifico che regga quando un file cambia formato, pubblico il cruscotto nel vostro ambiente Microsoft con gli accessi giusti: il titolare vede tutto, il capo cantiere vede i suoi cantieri.

Schematicamente, per la ditta dell'esempio:

Cosa cambia per la fiduciaria

Niente, ed è importante dirlo. La contabilità resta in Banana, tenuta da chi la tiene oggi. Il fiduciario resta responsabile dei conti, del bilancio, dell'IVA. Il cruscotto non scrive nulla nella contabilità: legge un'esportazione e la mette accanto agli altri numeri dell'azienda. L'unica richiesta è un file al mese in una cartella condivisa. Nella mia esperienza è una richiesta che le fiduciarie accolgono volentieri, perché toglie loro le telefonate del tipo «mi rimandi il conto economico di aprile?».

Un esempio con i numeri

Restiamo sulla ditta di impianti, con cifre prudenti e dichiaratamente costruite. Oggi il report mensile costa un giorno e mezzo di amministrazione, diciamo 12 ore. A CHF 60 l'ora di costo interno sono CHF 720 al mese, circa CHF 8'600 all'anno. A questo si aggiungono le due o tre ore al mese in cui titolare e amministrazione cercano di capire perché due file non tornano.

Con il cruscotto collegato, il report non si prepara più: si apre. Resta un'ora al mese di controllo delle eccezioni (un file arrivato in ritardo, una commessa senza centro di costo). Il primo cruscotto, con quattro fonti come queste, sta nella fascia media del servizio, intorno a CHF 4'500 a prezzo fisso. Si ripaga in poco più di sei mesi sul solo tempo risparmiato, senza contare la parte che non si misura: decidere guardando il margine di ogni cantiere a oggi, invece di quello di un mese fa.

Quanto costa e quanto tempo ci vuole

Come ordine di grandezza, la prima dashboard sta tra CHF 3'000 e 7'000 a prezzo fisso, in base al numero e allo stato delle fonti: due fonti pulite stanno in basso, cinque fonti con file da sistemare stanno in alto. Ci vogliono di solito tra tre e sei settimane, di cui la prima serve solo a capire cosa c'è davvero nei file. La licenza Power BI Pro costa circa CHF 10 per utente al mese, pagati a Microsoft, e in alcune licenze Microsoft 365 aziendali è già compresa. Dopo la consegna, se volete, un canone mensile tra CHF 300 e 800 copre aggiornamenti, nuovi indicatori e una revisione dei numeri insieme. Nella pagina del servizio spiego cosa muove la cifra.

Da dove partire questa settimana

• 1. Conta le fonti. Scrivi su un foglio da dove arriva ogni numero del report mensile e chi lo prepara. Se sono più di tre, il copia-incolla ti sta già costando.
• 2. Prova un'esportazione. Da Banana esporta la tabella Registrazioni in Excel e guardala: se ci sono centri di costo e segmenti compilati, sei a buon punto. Se non ci sono, è la prima cosa da sistemare con la fiduciaria.
• 3. Scegli otto numeri. Non quaranta. Quelli che il titolare guarda davvero: ricavi, margine, cassa, scaduto, portafoglio ordini, ore, e due che dipendono dal vostro mestiere.

---

Se i tuoi numeri stanno in Banana, Abacus o bexio e il report mensile lo prepara ancora qualcuno a mano, mezz'ora al telefono basta per capire quante fonti ci sono, in che stato sono e da quale cruscotto partire.

Domande frequenti

Devo cambiare gestionale per avere un cruscotto Power BI?

No. Il cruscotto legge i dati dal gestionale che avete già: Banana tramite un'esportazione programmata, bexio tramite la sua interfaccia, Abacus tramite le esportazioni o le sue interfacce dati. La contabilità resta dov'è.

Il fiduciario deve fare qualcosa di diverso?

Quasi nulla. Se la contabilità è tenuta dal fiduciario, gli chiedo un'esportazione periodica salvata in una cartella condivisa, di solito alla chiusura del mese. Tutto il resto lo fa il cruscotto. Il fiduciario resta responsabile dei conti.

I dati escono dalla Svizzera?

Le esportazioni stanno nel vostro SharePoint o OneDrive e il cruscotto vive nel vostro ambiente Microsoft. Se il tenant Microsoft 365 è registrato in Svizzera, Power BI usa i data center svizzeri di Microsoft: è una delle cose che verifico prima di iniziare. Nel cruscotto, comunque, finiscono numeri aggregati, non anagrafiche.

Quanto costa collegare Banana a Power BI?

Come ordine di grandezza, la prima dashboard sta tra CHF 3'000 e 7'000 a prezzo fisso, in base al numero e allo stato delle fonti. La licenza Power BI Pro costa circa CHF 10 per utente al mese. Dopo, se volete, un canone mensile tra CHF 300 e 800 per aggiornamenti e nuovi indicatori.

← Torna al Magazine