Meno lavoro manuale. Più controllo sui processi.
Trasformo le attività ripetitive della tua azienda in flussi automatici, collegando gli strumenti che usi già.
Il risultato non è semplicemente "fare prima": è un processo più ordinato, tracciabile e meno dipendente dalle attività manuali.
30 minuti · Nessun impegno · Ti dico anche se non conviene automatizzare.
Ogni settimana qualcuno rifà le stesse cose a mano.
- Un dato passa da Excel al gestionale.
- Una richiesta arriva via email.
- Qualcuno deve inoltrarla alla persona giusta.
- Un responsabile deve approvarla.
- Qualcuno aggiorna un file.
- Qualcun altro prepara il report.
Il processo funziona, ma dipende dalle persone che lo eseguono.
E più cresce l'azienda, più questo lavoro diventa costoso e difficile da controllare.
Se ti riconosci in una di queste situazioni:
«Ogni settimana prepariamo manualmente lo stesso report.»
«Se una persona è assente, quel processo si blocca.»
«Le approvazioni girano via email e non sappiamo mai a che punto siano.»
«Copiamo continuamente gli stessi dati da un sistema all'altro.»
«Quando dobbiamo ricostruire chi ha fatto cosa, dobbiamo cercare nelle email.»
Mappo il processo e automatizzo ciò che non ha bisogno di una persona.
Prima capiamo come funziona oggi.
Poi separiamo le attività che richiedono davvero una decisione da quelle ripetitive che possono essere eseguite automaticamente.
L'automazione fa il lavoro ripetitivo.
Le persone mantengono il controllo dove serve giudizio.
Quattro passaggi, dal processo attuale al flusso documentato.
01 · Mappiamo
Ricostruiamo il processo attuale: chi fa cosa, in quale ordine, con quali strumenti e dove si verificano i passaggi manuali.
02 · Progettiamo
Definiamo cosa può essere automatizzato, quali regole applicare e dove deve intervenire una persona.
03 · Costruisco
Realizzo il flusso utilizzando, quando possibile, gli strumenti che l'azienda possiede già.
04 · Verifico e documento
Testiamo il processo, gestiamo le eccezioni e lascio documentazione sufficiente per utilizzare e mantenere il sistema.
Non devi cambiare tutto quello che usi.
Partiamo dagli strumenti che hai già.
Nella maggior parte dei progetti utilizziamo l'ambiente Microsoft già presente in azienda.
Microsoft 365
Teams, Outlook, SharePoint, Excel e Power Automate possono diventare parti dello stesso processo.
Power Automate
Per collegare sistemi, gestire approvazioni, notifiche, aggiornamenti e attività ricorrenti.
Python
Quando il processo richiede elaborazioni o integrazioni che gli strumenti standard non gestiscono bene.
AI
Quando può essere utile per classificare, estrarre o elaborare informazioni non strutturate.
L'AI non viene aggiunta perché "fa moderno". La utilizzo solo quando risolve un problema concreto che un'automazione tradizionale non risolve altrettanto bene.
Un processo che funziona anche quando nessuno deve ricordarsi di farlo.
Attività automatiche
Il sistema può spostare dati, creare documenti, inviare notifiche, aggiornare registri o preparare report.
Interventi umani dove servono
Quando una decisione richiede una persona, il processo si ferma e invia la richiesta alla persona corretta.
Tracciabilità
Ogni passaggio importante può registrare chi ha fatto cosa, quando e con quale risultato.
Gestione delle eccezioni
Se qualcosa non va come previsto, il sistema non deve semplicemente "fallire". Può fermarsi, segnalare il problema e indicare chi deve intervenire.
Documentazione
Ti lascio lo schema del processo, le regole principali e le indicazioni necessarie per utilizzare e modificare il sistema.
Il flusso viene costruito nel tuo ambiente e rimane a disposizione della tua azienda.
Cosa possiamo automatizzare?
Alcuni esempi concreti.
Approvazioni
Richieste di acquisto, ferie, spese, documenti o altri processi che oggi passano attraverso email.
Report
Raccolta dati, aggiornamento dei file e distribuzione periodica dei report.
Gestione documenti
Creazione, classificazione, archiviazione e distribuzione dei documenti.
Notifiche e scadenze
Promemoria, solleciti e notifiche automatiche quando si verifica una determinata condizione.
Passaggio dati tra sistemi
Quando le stesse informazioni vengono copiate manualmente da un sistema all'altro.
Processi commerciali
Aggiornamento CRM, gestione delle richieste, assegnazione dei lead e notifiche al commerciale.
Processi amministrativi
Raccolta informazioni, controlli, approvazioni e aggiornamento degli archivi.
Processi interni
Qualsiasi attività strutturata che segue regole abbastanza chiare da poter essere trasformata in un flusso.
Non sai da quale partire? Nel magazine: quali processi automatizzare per primi.
Da una richiesta via email a un processo tracciato.
Immagina una PMI di 40 persone che gestisce gli ordini di acquisto manualmente.
Prima
- Un dipendente manda una richiesta via email.
- Qualcuno copia i dati in Excel.
- Il responsabile deve approvare.
- Se non risponde, qualcuno manda un sollecito.
- L'ordine viene inviato al fornitore.
- Quando arriva la merce, qualcuno aggiorna il file.
- Se serve ricostruire la storia dell'ordine, si cercano email e file.
Il processo funziona. Ma dipende dalle persone.
DopoLa stessa procedura diventa un flusso.
-
01
Richiesta
Il dipendente compila un modulo.
- Tempo
- circa 3 minuti
-
02 · regola
Controllo
Il sistema verifica automaticamente le regole definite. Per esempio:
- sotto CHF 2'000 → passa
- sopra CHF 2'000 → richiede approvazione
-
03 · decisione
Approvazione
La persona responsabile riceve la richiesta in Teams. Approva o rifiuta.
Se non risponde entro il termine stabilito, il sistema può inviare un sollecito o coinvolgere il sostituto.
-
04
Ordine
Una volta approvato, il sistema prepara e invia l'ordine al fornitore.
-
05
Ricezione
Quando la merce arriva, il responsabile conferma la ricezione.
-
06
Registro
Il sistema registra automaticamente:
- data
- ordine
- passaggio
- persona
- esito
- eventuale nota
Le persone intervengono solo dove serve.
Nel processo di esempio, la persona deve intervenire per:
Il resto viene gestito dal flusso.
Questo è il punto dell'automazione: non eliminare le persone dal processo. Eliminare il lavoro manuale che non richiede una persona.
E quando qualcosa va storto?
Un processo serio deve gestire anche le eccezioni.
| Situazione | Cosa succede |
|---|---|
| Richiesta sotto soglia | Il flusso continua automaticamente |
| Richiesta sopra soglia | Il flusso chiede l'approvazione |
| Nessuna risposta | Parte un sollecito e, se previsto, viene coinvolto il sostituto |
| Dato mancante | Il processo si ferma e chiede l'intervento corretto |
| Richiesta rifiutata | Il richiedente viene informato |
| Errore tecnico | Il problema viene registrato e segnalato |
Le regole vengono definite prima di costruire il flusso. Se una situazione non è prevista, il sistema non deve inventare una risposta. Si ferma e coinvolge una persona.
Il registro
Sai cosa è successo senza ricostruire tutto dalle email.
Esempio di registro
| Data | Ordine | Passaggio | Chi | Esito |
|---|---|---|---|---|
| 14.09 | OA-2031 | Richiesta | M. Rossi | Inviata |
| 14.09 | OA-2031 | Controllo budget | Sistema | Approvato |
| 14.09 | OA-2031 | Ordine | Sistema | Inviato |
| 15.09 | OA-2034 | Approvazione | L. Keller | Approvato |
| 15.09 | OA-2035 | Approvazione | A. Bernasconi | Rifiutato |
| 17.09 | OA-2031 | Ricezione | P. Moser | Confermata |
Quando qualcuno chiede: «Chi ha approvato questo ordine?» non devi cercare nella posta. Il dato è già nel processo.
Prima e dopo.
Prima
- Excel condivisi
- Copia-incolla
- Solleciti manuali
- Informazioni distribuite
- Ricostruzione manuale della storia
Dopo
- Un unico punto di ingresso
- Regole automatiche
- Approvazioni strutturate
- Notifiche automatiche
- Stato sempre visibile
- Registro degli eventi
L'automazione non serve solo a risparmiare minuti.
Tempo
Riduci il lavoro ripetitivo che le persone devono svolgere ogni settimana.
Affidabilità
Lo stesso processo viene eseguito secondo le stesse regole.
Tracciabilità
Sai cosa è successo, quando e chi è intervenuto.
Continuità
Il processo non dipende dalla memoria o dalla presenza di una singola persona.
Controllo
Le eccezioni vengono indirizzate alla persona giusta invece di perdersi nel processo.
Quanto puoi risparmiare?
Prima facciamo il conto.
Nell'esempio precedente, ipotizziamo:
- 60 ordini al mese
- 17 minuti risparmiati per ordine
- CHF 60/ora di costo interno
Il risparmio teorico sarebbe di circa:
CHF 1'020/mese
È solo un esempio. Nel tuo caso calcoliamo il valore sulla base del tempo realmente speso oggi. Questo permette di capire se l'automazione ha economicamente senso prima di costruirla.
Per capire cosa incide sul prezzo e sul ritorno: guida ai costi.
Quanto costa
Da CHF 1'800
Prezzi di partenza. Il progetto dipende dalla complessità del processo, dai sistemi coinvolti e dalle eccezioni da gestire.
Le eventuali licenze software vengono valutate separatamente.
Prima di automatizzare, vediamo se conviene.
Diagnosi iniziale
Diagnosi iniziale · CHF 900
Una giornata per analizzare un processo insieme a te.
Vediamo:
- come funziona oggi;
- dove viene speso il tempo;
- quali attività sono ripetitive;
- quali decisioni devono rimanere alle persone;
- quali strumenti sono già disponibili;
- quanto potrebbe valere l'automazione.
Ricevi una nota scritta con le priorità, la soluzione proposta e una stima dell'investimento.
Se poi partiamo con il progetto, il costo della diagnosi viene scalato dal preventivo.
Prima di scrivermi.
Da quale processo conviene partire?
Da quello che viene ripetuto spesso, segue regole abbastanza chiare e richiede tempo manuale significativo.
Non necessariamente dal processo più complesso.
Devo cambiare gli strumenti che uso già?
No, non necessariamente. Prima verifico cosa puoi già fare con gli strumenti presenti in azienda.
L'AI è necessaria?
No. L'AI viene utilizzata solo quando porta un vantaggio concreto, per esempio nell'analisi o classificazione di informazioni non strutturate.
Molti processi possono essere automatizzati senza AI.
Quanto costa automatizzare un processo?
Un flusso semplice parte da CHF 1'800. Un processo più completo parte indicativamente da CHF 4'000.
La cifra esatta dipende da sistemi, regole, numero di passaggi ed eccezioni.
Cosa succede se il processo cambia?
Il sistema può essere modificato ed evoluto. Per questo lascio documentazione sul funzionamento del flusso e sulle regole utilizzate.
Qual è il processo che oggi fate ancora a mano?
Raccontamelo in due righe.
Dimmi cosa succede oggi e quante volte viene ripetuto. In una prima call capiamo se automatizzarlo ha davvero senso, cosa può essere automatizzato e da dove partire.
30 minuti · Nessun impegno.