Quanto costa automatizzare un processo in una PMI? Le fasce 2026, in franchi
È la domanda che tutti fanno e a cui quasi nessuno risponde con un numero. Qui trovi le fasce indicative di mercato in franchi, cosa muove il prezzo, cosa è compreso e cosa no. E quanto costa continuare a farlo a mano.
Quando un titolare mi chiede quanto costa automatizzare un processo, la risposta corretta sarebbe «dipende». È anche la risposta più inutile. Quindi faccio diversamente: pubblico le fasce indicative di mercato, spiego da cosa dipendono e ti do gli strumenti per capire in quale stai tu, prima ancora di chiamarmi. I numeri sono ordini di grandezza osservati nei preventivi di consulenti indipendenti, piccoli studi e agenzie in Svizzera, in franchi, IVA esclusa: non un listino. Come si definisce il preventivo nel mio servizio di automazione dei processi lo trovi nella pagina dedicata.
Per un flusso semplice, un'approvazione, una notifica, un passaggio di dati, in Svizzera i preventivi di consulenti indipendenti e piccoli studi si collocano in genere tra CHF 1'800 e 3'000, per due o tre giorni di lavoro. Per un processo intero, con più passaggi e tracciabilità, tra CHF 4'000 e 7'000, e i progetti con più sistemi o un passaggio di AI arrivano a 8'000 come ordine di grandezza. Le agenzie strutturate stanno sopra. Dopo la consegna, un canone mensile, che sul mercato sta in genere tra CHF 300 e 800, se vuoi che qualcuno continui a occuparsene. Il mio preventivo arriva per iscritto dopo la prima call.
Da cosa dipende il prezzo
Quattro cose, in ordine di peso. Se le conosci, sai già in quale fascia sei.
- Quanti sistemi sono coinvolti. Un flusso che vive dentro Microsoft 365 (una mail arriva, parte un'approvazione in Teams, il documento finisce in SharePoint) è la cosa più semplice. Ogni sistema in più, il gestionale, il CRM, la banca, aggiunge un collegamento da costruire e da tenere in piedi.
- Quante eccezioni ha il processo. «Le fatture sopra CHF 5'000 le approva il titolare, tranne quelle del fornitore X, salvo che sia agosto». Ogni regola è lavoro. Ogni eccezione non scritta è lavoro che scopriamo dopo.
- In che stato sono i dati. Se i fornitori si chiamano in tre modi diversi nel gestionale e nel foglio Excel, prima di automatizzare bisogna mettere ordine. È la voce che più spesso sposta un progetto dalla fascia bassa a quella media.
- Quanta tracciabilità serve. Un flusso che deve solo funzionare costa meno di uno che deve poter dimostrare, sei mesi dopo, chi ha approvato cosa e quando. Io costruisco sempre il secondo tipo, perché è quello che regge una verifica: ma il livello di documentazione richiesto da un cliente in audit o da un ente è una variabile che entra nel prezzo.
Fasce indicative di mercato, con esempi
Sono esempi costruiti per farti riconoscere la tua situazione, non progetti di clienti. Le cifre sono ordini di grandezza osservati nei preventivi che circolano in Svizzera per progetti di questo tipo, da consulenti indipendenti e piccoli studi; le agenzie strutturate stanno sopra. Non sono un listino, e non sono i miei prezzi: il mio preventivo arriva per iscritto dopo la call, quando ho visto il processo.
| Fascia | Cosa comprende, tipicamente | Esempio | Tempo | Fasce indicative di mercato |
|---|---|---|---|---|
| Un flusso semplice | Un'approvazione, una notifica o un passaggio di dati tra due punti, su Microsoft 365. Registro delle attività, test, documentazione in una pagina. | Richieste di ferie: modulo, approvazione del responsabile, archivio, registro di chi ha approvato e quando. | 2–3 giorni | CHF 1'800–3'000 |
| Un processo intero su Microsoft 365 | Più passaggi, un sistema, poche regole. Registro delle attività, test con dati realistici, documentazione completa, mezz'ora di formazione. | Note spese: modulo, controllo del limite, approvazione a due livelli, archivio, registro di chi ha approvato cosa. | 2–3 settimane | CHF 4'000–5'000 |
| Due sistemi collegati | Un processo che passa tra due sistemi, con un punto in cui una persona controlla. Regole con eccezioni, dati da pulire un po', documentazione completa. | Ordine confermato nel gestionale → conferma al cliente, pianificazione in un foglio condiviso, avviso al magazzino; il commerciale approva le eccezioni. | 3–5 settimane | CHF 5'000–7'000 |
| Più sistemi, o con AI | Tre o più sistemi, oppure un passaggio di AI (Copilot, un agente) con controllo umano e registro delle decisioni. Documentazione pensata per chi dovrà verificare. | Fatture fornitori: lettura del PDF, controllo contro l'ordine, proposta di registrazione, approvazione umana, registrazione nel gestionale, archivio con la traccia completa. | 5–8 settimane | CHF 7'000–8'000, a volte oltre |
| Ordini di grandezza osservati sul mercato svizzero, IVA esclusa: non un listino. | ||||
Sopra gli 8'000 franchi si esce dall'idea di «primo progetto» e si entra nella riorganizzazione di un intero processo aziendale, che di solito si affronta a tappe, ognuna con il suo preventivo.
Cosa è compreso e cosa no
Compreso, sempre: l'analisi del processo com'è davvero (non come è descritto), la costruzione, il registro delle attività, i test con dati realistici, la documentazione che spiega come funziona e come si mantiene, una sessione con chi lo userà. E la proposta scritta prima di iniziare, con attività, tempi e prezzo: non parto da un preventivo generico.
Non compreso: le licenze (ne parlo sotto), il lavoro del fornitore del vostro gestionale se serve aprire un'interfaccia o un accesso, eventuali modifiche al gestionale stesso, e l'hardware, che comunque non serve quasi mai.
Le licenze: cosa paghi a Microsoft
Per la maggior parte delle PMI ticinesi il costo delle licenze è zero, perché Power Automate con i connettori standard (Outlook, Teams, SharePoint, Forms, Excel, Approvals) è compreso in Microsoft 365 Business Standard e Premium, che avete già. Le eccezioni sono i connettori premium, ad esempio verso un database SQL o verso alcuni gestionali, che richiedono una licenza Power Automate aggiuntiva, intorno a CHF 15 per utente al mese. Se il progetto ne ha bisogno, lo scrivo nella proposta, non lo scoprite dopo. Per chi usa Copilot nel flusso, la licenza Microsoft 365 Copilot costa circa CHF 30 al mese per utente: ne ho scritto in Copilot e nLPD: dove finiscono i dati.
Dopo la consegna: il canone
Un'automazione non è un mobile: i sistemi intorno cambiano, un fornitore modifica un formato, una regola aziendale si aggiorna. Ci sono due strade. La prima: la documentazione che lascio è fatta perché chi vuoi tu, anche un fornitore diverso, possa metterci mano. La seconda: un canone mensile. Per questo tipo di servizio il mercato svizzero si colloca in genere tra CHF 300 e 800 al mese, a seconda di quanti flussi ci sono. Dentro, di solito: manutenzione, piccole modifiche, evoluzione e una revisione periodica dei registri, che è la parte che di solito nessuno fa e che in una verifica conta. Nel mio caso durata, preavviso e contenuto del canone sono scritti nella proposta.
Quanto costa non farlo
È il numero che manca in quasi tutti i preventivi, e quello che decide se il progetto ha senso. Un esempio costruito, con cifre prudenti: in una ditta di trenta persone, la gestione delle approvazioni degli ordini d'acquisto occupa sei ore a settimana tra chi chiede, chi approva via mail e chi registra. A CHF 60 l'ora di costo interno sono CHF 360 a settimana, circa CHF 17'000 all'anno, per un processo che non produce nulla. Un progetto nella fascia di mercato intorno a CHF 4'000 si ripaga in meno di tre mesi; uno di fascia media, diciamo CHF 5'500, in quattro. Poi ci sono le cose che non si contano: l'ordine partito senza approvazione, la mail persa, il «chi ha detto di sì a questo?» quando arriva un controllo.
Prima di scegliere il processo, però, conviene scegliere quello giusto: ne ho scritto in quali processi automatizzare per primi. E se la fatturazione è il candidato, la guida sulla QR-fattura spiega cosa si automatizza pezzo per pezzo. Se invece il problema è il report mensile più che il processo, il conto l'ho fatto in quanto costa una dashboard Power BI.
Fai da te, fornitore del gestionale, agenzia o un indipendente?
Non esiste la risposta giusta per tutti, ma esistono le domande giuste da fare a chiunque, me compreso.
- Il prezzo è fisso o a ore? A ore, il rischio è vostro. Fisso, il rischio è del fornitore, che quindi deve aver capito il processo prima di darvi il numero.
- Cosa resta scritto? Se la risposta è «c'è tutto nel flusso», tra un anno nessuno saprà perché quel passaggio fa quello che fa. Chiedete di vedere un esempio di documentazione prima di firmare.
- Chi lo mantiene, e a quanto? Un'automazione senza manutenzione ha una vita media di un cambio di versione.
- C'è un registro di ciò che succede? Se il flusso non registra chi ha fatto cosa e quando, non regge una verifica, e in una PMI che lavora per clienti esigenti prima o poi una verifica arriva.
Il fai da te con Power Automate è possibile, e per un promemoria automatico lo consiglio. Diventa un problema quando il flusso tocca soldi, dati di persone o decisioni: lì il costo del tempo di chi lo costruisce per prova ed errore supera in fretta la fascia bassa qui sopra, e il risultato di solito non ha né registro né documentazione.
Gli incentivi, se ci sono
Il Cantone, con il programma Ticino 4.0 e la Legge sull'innovazione economica, può cofinanziare progetti di digitalizzazione delle PMI a certe condizioni, con una domanda preventiva. Non sono automatici, non coprono tutto e non vanno dati per scontati nel calcolo. Nella guida agli incentivi per la digitalizzazione in Ticino spiego come funzionano e a chi chiedere.
Come arrivo al numero, nel tuo caso
- 1. Una call di mezz'ora. Mi racconti il processo e chi ci lavora. Se non è qualcosa su cui posso aiutare, te lo dico subito.
- 2. Vengo a vedere. Guardo il processo vero, non quello descritto: dove passa il tempo, dove mancano dati, quali strumenti avete già.
- 3. La proposta scritta. Cosa faccio, come, in quanto tempo, a che prezzo, cosa resta documentato. Poi decidi.
Se non sai da dove partire, perché i processi da sistemare sono più di uno e non sai quale pesa di più, c'è la diagnosi iniziale: una giornata di diagnosi, a prezzo fisso comunicato nella call, scalata dal progetto se poi partiamo, con una nota scritta di priorità e stima.
Come lavoro io
Lavoro a preventivo, non a listino: le fasce qui sopra servono a capire in quale ordine di grandezza stai, non a dirti quanto costerà il tuo processo. Dopo una call di 30 minuti ricevi una proposta scritta con attività, tempi e prezzo, e decidi con quella in mano. Se la cifra non ha senso rispetto alle ore che il processo vi costa oggi, te lo dico prima di scriverla. Il mio preventivo arriva per iscritto dopo la prima call.
Se hai un processo in mente e vuoi sapere in quale fascia sta, descrivimelo in tre righe: quanti sistemi tocca, quante persone ci lavorano, cosa deve poter dimostrare. In mezz'ora ti dico se ha senso e da dove partire; il preventivo arriva per iscritto dopo la call.
Domande frequenti
Quanto costa un'automazione semplice, tipo un flusso di approvazione?
Per un flusso semplice su Microsoft 365, per esempio un'approvazione, una notifica o un passaggio di dati, con registro delle attività e documentazione in una pagina, i preventivi di consulenti indipendenti e piccoli studi in Svizzera si collocano in genere tra CHF 1'800 e 3'000, per due o tre giorni di lavoro; le agenzie strutturate stanno sopra. Per un processo intero, con più passaggi e tracciabilità completa, la fascia osservata è CHF 4'000-5'000 in due o tre settimane. Sono ordini di grandezza di mercato, non un listino: il mio preventivo arriva per iscritto dopo la prima call.
Power Automate è gratis?
Per i connettori standard (Outlook, SharePoint, Teams, Forms, Excel) è compreso nelle licenze Microsoft 365 Business Standard e Premium. I connettori premium, come SQL o alcuni gestionali, richiedono una licenza aggiuntiva di circa CHF 15 per utente al mese. Lo verifico prima di proporre una soluzione.
Quanto costa la manutenzione di un'automazione?
Per un canone mensile che comprenda manutenzione, piccole modifiche, evoluzione e una revisione periodica dei registri, il mercato svizzero si colloca in genere tra CHF 300 e 800 al mese, a seconda di quanti flussi ci sono. Nel mio caso durata, preavviso e contenuto del canone sono scritti nella proposta. In alternativa, la documentazione che lascio permette a chi vuoi tu di occuparsene.
Posso partire con meno di CHF 4'000?
Sì, in due casi. Un flusso semplice su Microsoft 365, un'approvazione, una notifica o un passaggio di dati, si chiude in due o tre giorni con registro e documentazione in una pagina, e sul mercato si colloca in genere tra CHF 1'800 e 3'000. Oppure un intervento compreso nel canone, se sei già cliente. Sotto queste cifre, la risposta onesta è che conviene attivare da soli le funzioni già comprese nel gestionale.
Gli incentivi del Cantone coprono l'automazione?
Il programma Ticino 4.0 e la Legge sull'innovazione economica possono cofinanziare progetti di trasformazione digitale delle PMI, a certe condizioni e con una domanda preventiva. Non sono automatici e non coprono tutto: nella guida sugli incentivi spiego come funzionano e a chi rivolgersi.
Davide De Filippis si occupa di dati, sistemi e processi aziendali. Con AFianco costruisce per le PMI del Ticino strumenti concreti per conoscere il mercato, usare meglio i propri dati e ridurre il lavoro manuale.