Quanto costa automatizzare un processo in una PMI? Le fasce 2026, in franchi

Quando un titolare mi chiede quanto costa automatizzare un processo, la risposta corretta sarebbe «dipende». È anche la risposta più inutile. Quindi faccio diversamente: pubblico le fasce, spiego da cosa dipendono e ti do gli strumenti per capire in quale stai tu, prima ancora di chiamarmi. I numeri sono quelli del mio servizio di automazione dei processi, in franchi, IVA esclusa.

Da cosa dipende il prezzo

Quattro cose, in ordine di peso. Se le conosci, sai già in quale fascia sei.

• Quanti sistemi sono coinvolti. Un flusso che vive dentro Microsoft 365 (una mail arriva, parte un'approvazione in Teams, il documento finisce in SharePoint) è la cosa più semplice. Ogni sistema in più, il gestionale, il CRM, la banca, aggiunge un collegamento da costruire e da tenere in piedi.
• Quante eccezioni ha il processo. «Le fatture sopra CHF 5'000 le approva il titolare, tranne quelle del fornitore X, salvo che sia agosto». Ogni regola è lavoro. Ogni eccezione non scritta è lavoro che scopriamo dopo.
• In che stato sono i dati. Se i fornitori si chiamano in tre modi diversi nel gestionale e nel foglio Excel, prima di automatizzare bisogna mettere ordine. È la voce che più spesso sposta un progetto dalla fascia bassa a quella media.
• Quanta tracciabilità serve. Un flusso che deve solo funzionare costa meno di uno che deve poter dimostrare, sei mesi dopo, chi ha approvato cosa e quando. Io costruisco sempre il secondo tipo, perché è quello che regge una verifica: ma il livello di documentazione richiesto da un cliente in audit o da un ente è una variabile che entra nel prezzo.

Le tre fasce, con esempi

Sono esempi costruiti per farti riconoscere la tua situazione, non progetti di clienti. Le cifre sono ordini di grandezza: la proposta scritta arriva dopo aver visto il processo.

Sopra gli 8'000 franchi si esce dall'idea di «primo progetto» e si entra nella riorganizzazione di un intero processo aziendale, che si affronta a tappe, ognuna con il suo prezzo fisso.

Cosa è compreso e cosa no

Compreso, sempre: l'analisi del processo com'è davvero (non come è descritto), la costruzione, il registro delle attività, i test con dati realistici, la documentazione che spiega come funziona e come si mantiene, una sessione con chi lo userà. E la proposta scritta prima di iniziare, con attività, tempi e prezzo: non parto da un preventivo generico.

Non compreso: le licenze (ne parlo sotto), il lavoro del fornitore del vostro gestionale se serve aprire un'interfaccia o un accesso, eventuali modifiche al gestionale stesso, e l'hardware, che comunque non serve quasi mai.

Le licenze: cosa paghi a Microsoft

Per la maggior parte delle PMI ticinesi il costo delle licenze è zero, perché Power Automate con i connettori standard (Outlook, Teams, SharePoint, Forms, Excel, Approvals) è compreso in Microsoft 365 Business Standard e Premium, che avete già. Le eccezioni sono i connettori premium, ad esempio verso un database SQL o verso alcuni gestionali, che richiedono una licenza Power Automate aggiuntiva, intorno a CHF 15 per utente al mese. Se il progetto ne ha bisogno, lo scrivo nella proposta, non lo scoprite dopo. Per chi usa Copilot nel flusso, la licenza Microsoft 365 Copilot costa circa CHF 30 al mese per utente: ne ho scritto in Copilot e nLPD: dove finiscono i dati.

Dopo la consegna: il canone

Un'automazione non è un mobile: i sistemi intorno cambiano, un fornitore modifica un formato, una regola aziendale si aggiorna. Ci sono due strade. La prima: la documentazione che lascio è fatta perché chi vuoi tu, anche un fornitore diverso, possa metterci mano. La seconda: un canone mensile, tra CHF 300 e 800 a seconda di quanti flussi ci sono, con disdetta a un mese e prezzo bloccato per dodici mesi. Comprende manutenzione, piccole modifiche, evoluzione e una revisione periodica dei registri, che è la parte che di solito nessuno fa e che in una verifica conta.

Quanto costa non farlo

È il numero che manca in quasi tutti i preventivi, e quello che decide se il progetto ha senso. Un esempio costruito, con cifre prudenti: in una ditta di trenta persone, la gestione delle approvazioni degli ordini d'acquisto occupa sei ore a settimana tra chi chiede, chi approva via mail e chi registra. A CHF 60 l'ora di costo interno sono CHF 360 a settimana, circa CHF 17'000 all'anno, per un processo che non produce nulla. Un flusso di fascia media, diciamo CHF 5'500, si ripaga in quattro mesi. Poi ci sono le cose che non si contano: l'ordine partito senza approvazione, la mail persa, il «chi ha detto di sì a questo?» quando arriva un controllo.

Prima di scegliere il processo, però, conviene scegliere quello giusto: ne ho scritto in quali processi automatizzare per primi. E se la fatturazione è il candidato, la guida sulla QR-fattura spiega cosa si automatizza pezzo per pezzo.

Fai da te, fornitore del gestionale, agenzia o un indipendente?

Non esiste la risposta giusta per tutti, ma esistono le domande giuste da fare a chiunque, me compreso.

• Il prezzo è fisso o a ore? A ore, il rischio è vostro. Fisso, il rischio è del fornitore, che quindi deve aver capito il processo prima di darvi il numero.
• Cosa resta scritto? Se la risposta è «c'è tutto nel flusso», tra un anno nessuno saprà perché quel passaggio fa quello che fa. Chiedete di vedere un esempio di documentazione prima di firmare.
• Chi lo mantiene, e a quanto? Un'automazione senza manutenzione ha una vita media di un cambio di versione.
• C'è un registro di ciò che succede? Se il flusso non registra chi ha fatto cosa e quando, non regge una verifica, e in una PMI che lavora per clienti esigenti prima o poi una verifica arriva.

Il fai da te con Power Automate è possibile, e per un promemoria automatico lo consiglio. Diventa un problema quando il flusso tocca soldi, dati di persone o decisioni: lì il costo del tempo di chi lo costruisce per prova ed errore supera in fretta la fascia bassa qui sopra, e il risultato di solito non ha né registro né documentazione.

Gli incentivi, se ci sono

Il Cantone, con il programma Ticino 4.0 e la Legge sull'innovazione economica, può cofinanziare progetti di digitalizzazione delle PMI a certe condizioni, con una domanda preventiva. Non sono automatici, non coprono tutto e non vanno dati per scontati nel calcolo. Nella guida agli incentivi per la digitalizzazione in Ticino spiego come funzionano e a chi chiedere.

Come arrivo al numero, nel tuo caso

• 1. Una call di mezz'ora. Mi racconti il processo e chi ci lavora. Se non è qualcosa su cui posso aiutare, te lo dico subito.
• 2. Vengo a vedere. Guardo il processo vero, non quello descritto: dove passa il tempo, dove mancano dati, quali strumenti avete già.
• 3. La proposta scritta. Cosa faccio, come, in quanto tempo, a che prezzo, cosa resta documentato. Fissa. Poi decidi.

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Se hai un processo in mente e vuoi sapere in quale fascia sta, descrivimelo in tre righe: quanti sistemi tocca, quante persone ci lavorano, cosa deve poter dimostrare. In mezz'ora ti dico se ha senso e da dove partire.

Domande frequenti

Quanto costa un'automazione semplice, tipo un flusso di approvazione?

Un flusso di approvazione su Microsoft 365, con registro delle attività e documentazione, sta nella fascia bassa: tra CHF 4'000 e 5'000, in due o tre settimane. Se è un flusso piccolo e non serve la documentazione completa, si può fare a giornata, a CHF 1'100 al giorno, di solito una o due giornate.

Power Automate è gratis?

Per i connettori standard (Outlook, SharePoint, Teams, Forms, Excel) è compreso nelle licenze Microsoft 365 Business Standard e Premium. I connettori premium, come SQL o alcuni gestionali, richiedono una licenza aggiuntiva di circa CHF 15 per utente al mese. Lo verifico prima di proporre una soluzione.

Quanto costa la manutenzione di un'automazione?

Con il canone mensile, tra CHF 300 e 800 a seconda di quanti flussi ci sono, con disdetta a un mese e prezzo bloccato per dodici mesi. Comprende manutenzione, piccole modifiche, evoluzione e una revisione periodica dei registri. In alternativa, la documentazione che lascio permette a chi vuoi tu di occuparsene.

Posso partire con meno di CHF 4'000?

Sì, in due casi. Un flusso piccolo su Microsoft 365 fatto a giornata, a CHF 1'100 al giorno per una o due giornate, senza il pacchetto completo di documentazione. Oppure un intervento compreso nel canone, se sei già cliente. Sotto queste cifre, la risposta onesta è che conviene attivare da soli le funzioni già comprese nel gestionale.

Gli incentivi del Cantone coprono l'automazione?

Il programma Ticino 4.0 e la Legge sull'innovazione economica possono cofinanziare progetti di trasformazione digitale delle PMI, a certe condizioni e con una domanda preventiva. Non sono automatici e non coprono tutto: nella guida sugli incentivi spiego come funzionano e a chi rivolgersi.

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