Copilot e nLPD: dove finiscono i dati con Microsoft 365 in Svizzera

Immagina uno studio fiduciario a Lugano, dodici persone. Due collaboratori usano ChatGPT dal telefono per riassumere contratti dei clienti. Il titolare vorrebbe attivare Copilot «così almeno è Microsoft», ma non sa dire dove finiscano quei testi, se qualcuno li legga, se ci sia un contratto che lo copra. È un esempio costruito, non un cliente. Ma la domanda è quella che sento più spesso, e merita una risposta precisa invece di un «tranquillo, è tutto in cloud».

La risposta precisa ha tre parti: quale Copilot state usando, dove vanno i dati in ciascun caso, e cosa la nLPD vi chiede di fare. Alla fine c'è una tabella dato per dato e una checklist in otto punti. Se preferite che la verifica la faccia qualcuno nel vostro ambiente, è il controllo dei dati trattati con l'AI che offro come servizio.

Prima di tutto: quale Copilot?

«Copilot» sono almeno tre prodotti diversi, e la confusione nasce quasi sempre da qui.

• Copilot personale. Quello che si apre da Windows, dall'app o dal sito con un account Microsoft privato. È un servizio per consumatori: segue le regole dei servizi consumer, non il contratto della vostra azienda. Con dati aziendali non va usato, punto.
• Copilot Chat con account aziendale. Lo stesso assistente, ma aperto con l'account Microsoft 365 dell'azienda. È compreso nelle licenze aziendali e lavora con la «protezione dei dati aziendali»: i prompt e le risposte non vengono usati per addestrare i modelli e sono coperti dal contratto Microsoft della vostra organizzazione. Non vede però i vostri file e le vostre mail: risponde solo su ciò che gli incollate.
• Microsoft 365 Copilot. La licenza aggiuntiva, circa CHF 30 al mese per utente. È quello che legge le vostre mail, i file su SharePoint e OneDrive, le chat di Teams, e risponde con quel contesto. Stesse garanzie contrattuali del precedente, ma con un rischio in più di cui parlo tra poco.

Dove finiscono i dati, caso per caso

Per una PMI svizzera con Microsoft 365, i fatti rilevanti a settembre 2026 sono questi. Microsoft ha un perimetro dati europeo (lo chiama EU Data Boundary) che dalla primavera 2026 comprende anche i paesi EFTA, quindi la Svizzera: per i tenant registrati in Europa, le interazioni con Copilot e i dati che ne derivano sono archiviati dentro quel perimetro. Nel novembre 2025 Microsoft ha inoltre annunciato l'elaborazione delle richieste di Microsoft 365 Copilot all'interno del singolo paese per una serie di stati, con la Svizzera nella seconda ondata prevista nel 2026 (l'annuncio ufficiale).

C'è però un dettaglio che in pochi hanno letto: nella primavera 2026 Microsoft ha attivato per i tenant europei un'opzione, chiamata Flex Routing, che nei momenti di forte richiesta consente di elaborare le richieste di Copilot anche fuori dal perimetro europeo. È un'impostazione che l'amministratore può disattivare. Se per voi «i dati restano in Europa» è una promessa fatta ai clienti, va controllata.

Per ChatGPT, le condizioni dei piani aziendali sono nella pagina ufficiale sui dati aziendali: i piani Business ed Enterprise non addestrano sui vostri dati per impostazione predefinita, e la residenza dei dati in Europa copre SEE e Svizzera ma solo per Enterprise. Il piano Business, quello che una PMI comprerebbe, non ha l'opzione: i dati stanno negli Stati Uniti, coperti da un contratto.

Il rischio vero di Microsoft 365 Copilot non è Microsoft: sono i vostri permessi

Questa è la parte che nessun fornitore racconta volentieri. Microsoft 365 Copilot risponde usando tutto ciò a cui l'utente ha accesso. Non un byte in più, ma neanche uno in meno. E in quasi tutte le PMI che ho visto da dentro, l'accesso è più largo di quanto si creda: la cartella «Direzione» condivisa con «Tutti» tre anni fa per far vedere un file, il vecchio Excel degli stipendi in una libreria aperta, il contratto di un cliente in un canale Teams di cui fanno parte dodici persone.

Prima di Copilot, quei file esistevano ma nessuno li cercava. Con Copilot basta chiedere «quanto guadagna il collega?» e, se il file è accessibile, la risposta arriva. Non è una falla di Microsoft: è il vostro modello di permessi reso improvvisamente interrogabile. Per questo la prima cosa da fare prima di attivare la licenza non è leggere il contratto: è ripulire i permessi su SharePoint e OneDrive. È anche la prima cosa che controllo nel servizio di controllo dei dati con l'AI.

Cosa chiede la nLPD, in pratica

La nuova Legge federale sulla protezione dei dati è in vigore dal 1° settembre 2023 e si applica a ogni azienda, di qualunque dimensione, che tratta dati di persone. Per l'uso di strumenti AI, i punti che contano sono quattro.

• Sapere cosa fate. Dovete poter dire quali dati personali trattate, con quali strumenti e per quale scopo. Con l'AI questo significa un inventario: quali assistenti sono in uso, con quali account, cosa ci passa dentro.
• Sicurezza e responsabilità. Chi tratta dati per conto vostro (Microsoft, OpenAI) deve farlo sotto contratto e con garanzie adeguate. Le versioni consumer non hanno quel contratto: è il motivo per cui il ChatGPT personale con dati di clienti è un problema, non una questione di gusto.
• Trasferimenti all'estero. I dati possono andare in paesi con protezione adeguata. L'UE lo è. Gli Stati Uniti lo sono dal 15 settembre 2024 per le aziende certificate nel Swiss-U.S. Data Privacy Framework: Microsoft e OpenAI risultano certificate, ma la certificazione va verificata, non presunta, e vale per il fornitore sotto contratto, non per l'account personale del collaboratore.
• Registro e valutazione dei rischi. Il registro dei trattamenti è obbligatorio dai 250 dipendenti in su o per trattamenti a rischio elevato; la valutazione d'impatto serve quando il rischio per le persone è alto (dati sanitari, profilazione). Una PMI di venti persone di solito non è obbligata al registro, ma una pagina con gli strumenti AI in uso è la cosa più utile che possa avere quando qualcuno fa domande. L'Incaricato federale della protezione dei dati (IFPDT) ha chiarito già nel 2023 che la legge si applica all'AI come a qualunque altro trattamento: non serve una legge nuova per esserne responsabili.

Per il quadro generale della legge ho scritto una guida alla nLPD per le PMI; per il caso specifico di ChatGPT, cosa si può fare e cosa evitare.

La checklist in otto punti

• 1. Inventario. Chiedete a ogni collaboratore quali assistenti AI usa e con quale account. Senza giudizio: serve la lista vera, non quella ufficiale.
• 2. Account. Tutto ciò che tocca dati dell'azienda passa da un account aziendale. Copilot Chat con l'account Microsoft 365 è già compreso: è l'alternativa immediata al ChatGPT personale.
• 3. Contratto. Per ogni strumento a pagamento, verificate che esista un contratto di trattamento dei dati e che il fornitore non addestri sui vostri contenuti. Per Microsoft 365 è nel contratto che avete già; per ChatGPT serve almeno il piano Business.
• 4. Residenza. Verificate dove è registrato il tenant Microsoft 365 (deve risultare in Svizzera o in Europa) e controllate l'impostazione Flex Routing di Copilot. Per ChatGPT, la residenza europea esiste solo per Enterprise.
• 5. Permessi. Prima di Microsoft 365 Copilot, ripulite le condivisioni su SharePoint e OneDrive: cartelle aperte a «Tutti», link anonimi, gruppi Teams con membri di troppo.
• 6. Dati vietati. Decidete cosa non entra mai in un assistente, nemmeno aziendale: dati sanitari, dati di minori, segreti industriali dei clienti, dati per cui avete firmato un accordo di riservatezza.
• 7. Regole in una pagina. Non una policy di venti pagine: una pagina con strumenti ammessi, account da usare, dati vietati e a chi chiedere. Firmata dal titolare.
• 8. Una prova con dati finti. Prima di dare Copilot a tutti, provatelo con un account di test e chiedetegli le cose che non dovrebbe sapere. Se risponde, il problema sono i permessi del punto 5.

Un esempio per capirci

Torniamo allo studio fiduciario dell'inizio, con un percorso dichiaratamente costruito. Inventario: due persone usano ChatGPT gratuito, una usa Copilot personale, tutti hanno Microsoft 365 Business Standard. Decisione: Copilot Chat con l'account aziendale per tutti, da subito, a costo zero; ChatGPT personale vietato per dati dei clienti, con l'alternativa già pronta. Un pomeriggio per ripulire i permessi su SharePoint: sei librerie aperte a tutti, due link anonimi ancora attivi. Una pagina di regole firmata dal titolare. Poi, per i tre collaboratori che lavorano su contratti, si valuta la licenza Microsoft 365 Copilot, dopo una prova con un cliente fittizio. Costo del percorso, in tempo interno: due giornate. Quello che si compra: poter rispondere a un cliente che chiede «i miei contratti dove finiscono?» senza cambiare discorso.

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Se nella vostra azienda qualcuno usa già Copilot o ChatGPT e nessuno sa dire dove finiscono i dati, è esattamente il controllo che faccio: guardo gli account, le impostazioni del tenant, i permessi e vi lascio la pagina di regole e una tabella come quella qui sopra, ma con i vostri strumenti dentro.

Domande frequenti

Microsoft usa i nostri dati per addestrare Copilot?

No, se usate Copilot con un account aziendale Microsoft 365: i prompt, le risposte e i dati del tenant non vengono usati per addestrare i modelli e sono coperti dal contratto aziendale. Il Copilot con account personale è un servizio consumer e segue altre regole: non va usato con dati dell'azienda.

I dati di Copilot restano in Svizzera?

Per i tenant registrati in Svizzera, Microsoft archivia le interazioni di Copilot all'interno del suo perimetro dati europeo, che comprende i paesi EFTA e quindi la Svizzera; l'elaborazione in Svizzera è stata annunciata per il 2026. Esiste però un'opzione che, nei momenti di picco, consente di elaborare le richieste fuori da quel perimetro: va controllata e, se serve, disattivata dall'amministratore.

ChatGPT gratuito è vietato dalla nLPD?

Nessuna legge lo vieta. Ma la versione gratuita e quella personale usano per impostazione predefinita le conversazioni per addestrare i modelli e non offrono un contratto di trattamento dei dati: con dati di clienti, dipendenti o pazienti non rispettano gli obblighi che la nLPD mette in capo all'azienda. Le versioni Business ed Enterprise non addestrano sui vostri dati e hanno un contratto.

Dobbiamo aggiornare il registro dei trattamenti?

Il registro è obbligatorio per le aziende con almeno 250 dipendenti o per trattamenti a rischio elevato. Anche se non siete obbligati, tenere una pagina con gli strumenti AI in uso, i dati che ci passano e le versioni attive è il modo più semplice per rispondere quando qualcuno chiede «dove vanno i nostri dati?».

Cosa faccio con chi usa già ChatGPT personale con dati dei clienti?

Prima di vietare, date un'alternativa: Copilot Chat con l'account aziendale è compreso in Microsoft 365 e copre la maggior parte degli usi quotidiani. Poi una pagina di regole scritte, chiare, e un'ora di formazione pratica. Il divieto da solo sposta l'uso nell'ombra: ne ho scritto in Shadow AI: i dipendenti usano già ChatGPT con i dati dei clienti.

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