Was kostet massgeschneiderte Software für ein KMU?

«Es kommt darauf an.» Das ist die Antwort, die Sie fast immer bekommen, wenn Sie fragen, was massgeschneiderte Software kostet, und es ist auch die wahre Antwort. Das Problem ist, dass es dort meist aufhört. Ich gehe lieber den nächsten Schritt: Ich sage Ihnen, worauf es ankommt, mit realistischen Spannen in Franken und den Faktoren, die sie bewegen, damit Sie in ein Offertgespräch gehen und verstehen, was Sie kaufen.

Eine ehrliche Vorbemerkung: Die Preise der Softwareentwicklung sind keine Preisliste. Jedes Projekt ist anders, und wer Ihnen eine genaue Zahl nennt, ohne Ihren Prozess verstanden zu haben, rät. Aber «es gibt keinen Einheitspreis» heisst nicht «man kann nichts sagen». Die Preisspannen existieren, und sie zu kennen schützt Sie sowohl vor aufgeblähten Offerten als auch vor solchen, die zu schön sind, um wahr zu sein.

Die drei Preisspannen (Grössenordnungen)

Die folgenden Zahlen sind keine Versprechen und keine Offerten: Es sind Grössenordnungen, basierend auf meiner Erfahrung mit KMU im Tessin und in der Schweiz. Sie dienen Ihrer Orientierung, bevor Sie mit irgendjemandem sprechen, mich eingeschlossen.

Das kleine Werkzeug (ab wenigen tausend Franken). Ein Modul, das Kundenbestellungen erfasst, ein Werkzeug, das Offerten aus einer Vorlage erstellt, eine Verbindung, die Daten zwischen zwei Systemen bewegt, die heute nicht miteinander sprechen. Gebaut mit Low-Code-Apps oder mit Skripten auf bestehenden Grundlagen, löst es nur ein Problem, aber das löst es gut. Wenn Ihr Fall eher einem repetitiven Ablauf als einer Applikation ähnelt, suchen Sie wahrscheinlich eine Prozessautomatisierung: Wie man in diesem Fall über Preise nachdenkt, habe ich in Was kostet die Automatisierung eines Prozesses beschrieben.
Die Abteilungsapplikation (einige zehntausend Franken). Auftragsverwaltung, Offertwesen, Lager: eine Applikation mit mehreren Benutzern, unterschiedlichen Berechtigungen und geteilten Daten, die zum täglichen Arbeitswerkzeug einer ganzen Abteilung wird. Nach meiner Erfahrung bewegt man sich hier im Bereich von einigen zehntausend Franken, mit erheblichen Unterschieden je nach Integrationen und Zustand der Daten.
Das komplette massgeschneiderte ERP (eine grössere Investition). Aufträge, Lager, Fakturierung, Produktion, alles auf die Prozesse des Unternehmens zugeschnitten. Die Kosten eines kompletten massgeschneiderten ERP beginnen bei einigen zehntausend Franken und können deutlich darüber liegen. Bevor Sie hier ankommen, lautet die richtige Frage nicht «was kostet es», sondern «brauche ich wirklich überall Massarbeit?». Oft ist die ehrliche Antwort: nur in einigen Bereichen, dort, wo Ihr Unternehmen wirklich anders arbeitet als die anderen.

Beachten Sie eines: Die Preisspannen hängen nicht von der Anzahl Bildschirmmasken oder Codezeilen ab, sondern davon, wie viel vom Unternehmen die Software umfassen muss. Und genau das bewegt den Preis, nach oben und nach unten.

Was den Preis wirklich in die Höhe treibt

Die Anzahl abgedeckter Prozesse. Eine Software, die Offerten verwaltet, ist eine Sache; eine, die Offerten, Aufträge und Fakturierung verwaltet, eine andere. Jeder Prozess bringt Regeln, Ausnahmen und Sonderfälle mit, die verstanden und gebaut werden müssen.
Die Integrationen mit bestehenden Systemen. Die neue Software mit der Buchhaltung, der Bank oder der Website sprechen zu lassen, ist oft der eigentliche Wert des Projekts, aber jede Verbindung bedeutet zusätzliche Arbeit. Manche Systeme lassen sich an einem Tag integrieren, andere leisten Widerstand.
Benutzer und Berechtigungen. Fünf Personen, die alles sehen, ist einfach. Zwanzig Personen mit verschiedenen Rollen, bei denen der Verkäufer die Margen nicht sehen darf und der Lagerist die Preise nicht anfasst, erfordern eine von Anfang an gut durchdachte Berechtigungsstruktur.
Die Migration historischer Daten. Zehn Jahre Kunden, Artikel und Dokumente vom alten System ins neue zu übertragen, wirkt wie ein Detail und ist es nie. Alte Daten sind fast immer unordentlicher, als man sich erinnert.
Komplexe Benutzeroberflächen. Eine Eingabemaske ist schnell gebaut. Interaktive Dashboards, Planung per Drag-and-drop, personalisierte Ansichten für jede Rolle: Jede Raffinesse der Oberfläche kostet Arbeitstage.
Die Wartung. Software lebt: Das Unternehmen ändert sich, die Vorschriften ändern sich, die verbundenen Systeme werden aktualisiert. Die jährliche Wartungspauschale gehört zu den Gesamtkosten und muss vom ersten Tag an eingeplant werden, nicht erst später entdeckt.

Was ihn senkt

Die gute Nachricht: Die Hebel, um die Rechnung zu senken, existieren, und sie sind konkret.

Auf bewährten Grundlagen starten statt bei null. Das ist mein Ansatz in der massgeschneiderten Entwicklung für KMU: Ich verwende bereits gebaute und getestete Komponenten für Stammdaten, Berechtigungen und Dokumente wieder, und die Massarbeit konzentriert sich nur auf das, was Ihr Unternehmen einzigartig macht. Sie bezahlen Ihren Teil, nicht die Neuerfindung des Rades.
Low-Code, wo es Sinn ergibt. Werkzeuge wie Power Apps erlauben es, solide interne Applikationen in einem Bruchteil der Zeit zu bauen. Sie eignen sich nicht für alles, aber wo sie passen, ist die Ersparnis real.
Ein MVP statt des Monumentalprojekts. Die minimale Version, die das Problem löst, so schnell wie möglich im Einsatz. Danach wird das erweitert, was sich in der Praxis als nützlich erweist, nicht das, was in der Sitzung nützlich schien.
Bereits erfasste und geordnete Prozesse. Wenn Sie mit einem Schritt für Schritt beschriebenen Prozess und geordneten Daten kommen, verliert der Entwickler weniger Zeit mit Archäologie, und Sie bezahlen weniger Stunden.

Massgeschneidert oder Standardsoftware?

Diese Frage verdient einen eigenen Artikel, und den habe ich geschrieben: Standardsoftware vs. massgeschneidert: was lohnt sich für ein KMU. Die Kurzversion: Wenn Ihr Prozess Standard ist, kostet fertige Software weniger und ist schneller da; Massarbeit lohnt sich dort, wo Ihre Arbeitsweise ein Wettbewerbsvorteil ist, den ein Standardwerkzeug einebnen würde. Und für die Unternehmensführung gibt es auch einen vernünftigen Mittelweg: ein fertiges ERP für KMU, das nur dort massgeschneidert erweitert wird, wo es wirklich nötig ist.

Wie Sie kein Budget verschwenden (Checkliste)

Beginnen Sie beim schmerzhaftesten Prozess. Nicht beim ambitioniertesten Projekt: bei dem Punkt, an dem Sie die meisten Stunden oder das meiste Geld verlieren. Die Rendite kommt früher und finanziert den nächsten Schritt.
Verlangen Sie ein MVP. Auf der minimalen Version zu bestehen, die das Problem löst, schützt Sie vor dem endlosen Projekt und zeigt Ihnen sofort, ob der Anbieter Ihre Arbeit verstanden hat.
Bestehen Sie darauf, früh etwas Funktionierendes zu sehen. Wochen, nicht Monate. Ein Anbieter, der sechs Monate «zum Entwickeln» verschwindet, ist ein Risiko, keine Methode.
Klären Sie, wem der Code gehört. Schriftlich, vor der Unterschrift. Die Software, die Sie bezahlen, muss Ihnen gehören, sonst mieten Sie eine Abhängigkeit.
Budgetieren Sie die Wartung. Eine jährliche Pauschale, von Anfang an. Software ohne Wartung ist keine Ersparnis: Sie ist ein aufgeschobenes Problem.

Kurz zusammengefasst

Was massgeschneiderte Software für ein KMU kostet, hängt vor allem von drei Dingen ab: wie viele Prozesse sie abdeckt, wie viele Systeme sie verbindet und wie geordnet die Ausgangsdaten sind. Als Grössenordnungen: wenige tausend Franken für ein gezieltes Werkzeug, einige zehntausend für eine Abteilungsapplikation, eine grössere Investition für ein komplettes ERP.

Und die Kosten einer Unternehmensapplikation beurteilt man nicht an der Offerte, sondern daran, was in dieser Offerte steckt. Klein anfangen, auf bewährten Grundlagen, mit schwarz auf weiss geregeltem Eigentum am Code: Das ist der sicherste Weg, den ich kenne, um Geld gut auszugeben.

Möchten Sie eine Zahl für Ihren Fall, nicht für einen Durchschnittsfall? Ich entwickle massgeschneiderte Software und ERP-Lösungen für KMU von Lugano aus, für das Tessin und die Schweiz. Wir schauen uns gemeinsam Ihren Prozess an, und ich sage Ihnen ehrlich, in welcher Preisspanne Sie sich bewegen und ob Massarbeit wirklich der richtige Weg für Sie ist.

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Häufige Fragen

Was ist das sinnvolle Mindestbudget für den Start?

Nach meiner Erfahrung ergibt es unter einigen tausend Franken keinen Sinn, von massgeschneiderter Software zu sprechen: Auf diesem Niveau lohnt sich der Blick auf fertige Werkzeuge oder einfache Automatisierungen auf bestehenden Grundlagen. Darüber lässt sich ein erstes gezieltes Werkzeug realisieren, das ein konkretes, messbares Problem löst.

Wie lange dauert die Entwicklung massgeschneiderter Software?

Ein kleines, gezieltes Werkzeug kann in wenigen Wochen einsatzbereit sein. Eine Abteilungsapplikation braucht in der Regel einige Monate. Ein komplettes ERP wird in Phasen gebaut, aber die erste nützliche Version sollte früh kommen: Wenn man Ihnen ein Jahr Entwicklung vorschlägt, bevor Sie etwas Funktionierendes sehen, ist das ein Alarmsignal.

Gehört die massgeschneiderte Software danach mir?

Ja, und das gehört schriftlich in den Vertrag: Der Code und die Daten müssen Eigentum des Unternehmens sein, das die Entwicklung bezahlt. Seien Sie misstrauisch gegenüber Vereinbarungen, die Sie an den Anbieter binden, ohne Ihnen Zugang zum Code zu geben, denn sie verwandeln eine Investition in eine Abhängigkeit.

Was kostet die Wartung massgeschneiderter Software?

Als Grössenordnung: eine jährliche Pauschale, die davon abhängt, wie stark die Software genutzt wird und wie stark sich das Unternehmen verändert: Aktualisierungen, kleine Korrekturen, Anpassungen an neue Prozesse. Sie gehört von Anfang an ins Budget und darf nicht erst später entdeckt werden. Software ohne Wartung altert und verliert an Wert.

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