Welche Prozesse ein KMU zuerst automatisieren sollte

"Automatisieren wir alles." Mit diesem Satz beginnen die meisten Projekte, und genau deshalb kommen so viele nirgendwo an. Die meisten KI-Projekte hinterlassen keine messbare Spur in den Unternehmenszahlen: nicht weil die Technologie nicht funktioniert, sondern weil man beim falschen Prozess startet.

Die richtige Frage lautet nicht «was können wir automatisieren?». Sie lautet «was lohnt es sich zuerst zu automatisieren?». In einem KMU, wo Zeit und Budget begrenzt sind, ist die gute Wahl des ersten Prozesses die Entscheidung darüber, ob die Automatisierung zu einer Investition wird, die sich rechnet, oder zum nächsten Werkzeug, das nach drei Monaten liegen bleibt.

Das ist die Anleitung, mit der wir gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden auswählen.

Die goldene Regel: Starten Sie im Back-Office, nicht im Schaufenster

Die Versuchung ist, mit dem zu beginnen, was sichtbar ist: Marketing, Website, Social Media. Doch die solidesten Erträge kommen aus dem Back-Office: Verwaltung, interne Abläufe, Dokumentenmanagement. Dort, in den internen und wenig sichtbaren Prozessen, verbergen sich die grössten Einsparungen, auch wenn sich die Aufmerksamkeit gern anderswohin richtet.

Der Grund ist einfach und besteht aus drei Dingen zugleich: Interne Prozesse haben klarere Regeln, nutzen Daten, die Sie bereits besitzen, und erzeugen einen messbaren Fehler. Eine verspätet versandte Zahlungserinnerung hat Kosten, die Sie beziffern können; die Wirkung eines automatisch veröffentlichten Posts deutlich weniger.

Die fünf Kriterien, um den richtigen Prozess zu erkennen

Noch bevor Sie auf die Werkzeuge schauen, bewerten Sie jeden Kandidatenprozess anhand von fünf Kriterien. Je mehr "Ja" er sammelt, desto besser ist er als Ausgangspunkt.

• Häufigkeit. Wiederholt er sich oft? Jeden Tag, jede Woche? Je häufiger, desto stärker summiert sich die gesparte Zeit.
• Zeitvolumen. Wie viele Personenstunden verbraucht er im Monat? Eine Tätigkeit von 30 Sekunden, die 200 Mal anfällt, ist mehr wert als eine von einem halben Tag, die einmal im Jahr anfällt.
• Standardisierung. Folgt er klaren und stabilen Regeln, oder steckt er voller Ausnahmen und Entscheidungen "nach Bauchgefühl"? Die Automatisierung liebt Regeln.
• Datenqualität. Sind die Informationen bereits digital und geordnet (in einem ERP, einem sauberen Excel, einem CRM)? Oder verstreut zwischen Papier und E-Mails? Schmutzige Daten bedeuten fragile Automatisierung.
• Fehlerkosten. Wenn es schiefgeht, wie teuer wird es? Ein häufiger und teurer Fehler ist ein hervorragender Grund zu automatisieren, mit den richtigen Kontrollen.

Die Aufwand/Wirkung-Matrix

Mit den fünf Kriterien in der Hand positionieren Sie jeden Prozess auf zwei Achsen: wie viel Wirkung seine Automatisierung hätte und wie viel Aufwand sie erfordert. Daraus ergeben sich vier Quadranten.

• Hohe Wirkung, geringer Aufwand → Quick Win. Hier müssen Sie starten: schnell sichtbare Ergebnisse und internes Vertrauen, das sich aufbaut.
• Hohe Wirkung, hoher Aufwand → echte Projekte. Wichtig, aber sie müssen geplant werden. Sie sind nicht der erste Schritt.
• Geringe Wirkung, geringer Aufwand → Lückenfüller. Machen Sie sie, wenn Zeit übrig ist.
• Geringe Wirkung, hoher Aufwand → Fallen. Zu vermeiden, besonders am Anfang.

Das erste Projekt dient dazu, schnell Wert nachzuweisen. Wählen Sie einen Quick Win, nicht den Everest.

Wo KMU wirklich starten: Beispiele pro Abteilung

Konkret: Hier sind die Prozesse, die am häufigsten zum ersten "Ja" in den Unternehmen werden, mit denen wir arbeiten, nach Abteilung geordnet.

Verwaltung und Finanzen

• Automatische Zahlungserinnerungen, wenn eine Rechnung die Fälligkeit überschreitet.
• Erfassung und Verteilung der Eingangsrechnungen, die per E-Mail eintreffen.
• Erinnerungen an Fristen (MWST, Beiträge, Verlängerungen), erzeugt aus einem Excel-Sheet.

Vorher: Jemand prüft Terminlisten und Postfächer von Hand. Nachher: Das System benachrichtigt die richtige Person zum richtigen Zeitpunkt.

Personalwesen

• Onboarding: Checkliste, Dokumente und Zugänge werden bei Ankunft einer neuen Kollegin oder eines neuen Kollegen automatisch bereitgestellt.
• Erfassung von Ferienanträgen und Stundenrapporten, ohne jemandem hinterherlaufen zu müssen.

Vertrieb

• Automatisches Follow-up bei Leads, die noch nicht geantwortet haben.
• Aktualisierung des CRM aus E-Mails heraus, ohne manuelles Kopieren und Einfügen.

Operations

• Periodische Berichte (wöchentlich, monatlich), die sich von selbst erstellen und verteilen.
• Statusmeldungen (Aufträge, Vorgänge, Tickets), die automatisch an Kundin oder Kunde oder das Team kommuniziert werden.

Marketing

• Verteilung und Wiederveröffentlichung von Inhalten auf mehreren Kanälen aus einer einzigen Quelle.

Beachten Sie den roten Faden: Es sind alles wiederkehrende Tätigkeiten mit klaren Regeln und bereits digitalen Daten. Das ist kein Zufall.

Drei Prozesse, die Sie nicht zuerst automatisieren sollten

• Instabile oder ständig von Ausnahmen geprägte Prozesse. Wenn sich die Regeln jede Woche ändern, bedeutet ihre Automatisierung, dem Ganzen hinterherzulaufen. Erst stabilisieren, dann automatisieren.
• Prozesse mit schmutzigen Daten. Sind die Informationen inkonsistent oder verstreut, verbreitet die Automatisierung nur die Fehler, schneller. Erst die Daten in Ordnung bringen.
• Prozesse, die Urteilsvermögen oder Empathie erfordern. Eine heikle Verhandlung, eine strategische Entscheidung, eine verärgerte Kundin oder ein verärgerter Kunde: Hier unterstützt die KI, sie ersetzt nicht. Mehr als ein Unternehmen hat das teuer gelernt, als es den Kundenservice ganz automatisierte und dann die Menschen wieder auf die komplexesten Fälle setzte.

Und das Werkzeug? Es kommt danach, nicht zuvor

Ist der Prozess einmal gewählt, ergibt sich das Werkzeug fast von selbst. In aufsteigender Komplexität:

• Manchmal genügt es, ein Excel oder das ERP, das Sie schon haben, in Ordnung zu bringen. Nicht alles braucht KI.
• Um Systeme zu verbinden und Abläufe zu schaffen ("wenn X eintrifft, mach Y"), erledigen Werkzeuge wie Microsoft Power Automate den grössten Teil der Arbeit.
• Für Texte, Zusammenfassungen, Entwürfe und Antworten helfen Assistenten wie Copilot oder Claude den Menschen, schneller zu arbeiten.
• Wenn es darum geht, viele Daten zu interpretieren oder nicht ganz reguläre Fälle zu behandeln, kommt ein massgeschneiderter KI-Agent ins Spiel (was ein KI-Agent ist und wann er wirklich gebraucht wird).

Der häufigste Fehler ist, sich in das Werkzeug zu verlieben und ihm ein Problem zu suchen. Machen Sie es umgekehrt: Starten Sie beim Prozess, das Werkzeug ist eine Folge davon.

Wie viel es bringt, und warum es sich lohnt, klein zu starten

Die entgegengesetzte Versuchung zu «automatisieren wir alles» ist «warten wir auf das perfekte Projekt». Auch das ist falsch. Der richtige Weg ist, klein zu starten und zu messen:

• Messen Sie das Vorher: wie viele Stunden, wie viele Fehler, wie viel kostet dieser Prozess heute.
• Automatisieren Sie einen einzigen Prozess, gut gemacht.
• Messen Sie das Nachher. Das Delta ist Ihr ROI, in Zahlen, nicht in Versprechen.

Jenes erste Ergebnis finanziert und legitimiert das zweite. Es ist das Prinzip «einmal bauen, viele Male wiederverwenden»: Jede Automatisierung wird zu einem wiederverwendbaren Baustein für die nächste.

Eine letzte Sache. Wer diese Projekte mit einem spezialisierten Partner angeht, hat deutlich höhere Erfolgschancen als wer versucht, alles im eigenen Haus zu machen. Nicht weil die interne Fähigkeit fehlt, sondern weil den richtigen Prozess zu wählen und ihn gut an die Systeme anzubinden ein eigenes Handwerk ist.

---

Der erste Schritt ist nicht, ein Werkzeug zu wählen. Es ist, Ihre Prozesse aufzunehmen und mit Zahlen in der Hand zu verstehen, wo es sich zu starten lohnt. Genau damit beginnen wir bei jeder Kundin und jedem Kunden: mit einer Beratung, die den ersten Quick Win identifiziert und seinen Ertrag schätzt, noch bevor eine Zeile Automatisierung geschrieben wird.

Häufige Fragen

Mit welchem Prozess beginnt man am besten überhaupt?

In der Regel mit einer wiederkehrenden Verwaltungstätigkeit mit hohem Volumen und klaren Regeln. Zahlungserinnerungen und die Bearbeitung von Eingangsrechnungen sind die klassischen ersten "Ja".

Muss ich zwingend künstliche Intelligenz einsetzen?

Nein. Viele erste Prozesse lassen sich mit klassischer Automatisierung aus Abläufen und Regeln lösen. KI braucht es dort, wo Sprache zu interpretieren oder ein Urteil zu unterstützen ist.

Kann ein Excel-Sheet als Ausgangspunkt genügen?

Oft ja. Ein sauberes Excel, verbunden mit etwas Automatisierung, ist ein hervorragender erster Schritt, viel besser als ein komplexes Projekt, das nie startet.

Was kostet es, einen Prozess zu automatisieren?

Das hängt von der Komplexität und den Werkzeugen ab, aber ein gut gewählter erster Quick Win hat meist überschaubare Kosten und einen in Wochen messbaren Ertrag. Der seriöse Weg, das zu erfahren, ist eine Prozessaufnahme zum Start.

Wie lange dauert es bis zu Ergebnissen?

Wenn Sie mit einem Quick Win starten, Wochen statt Monate. Genau das ist der Sinn des kleinen Anfangs: schnell Wert nachweisen.

← Zurück zum Magazine