Excel vs Power BI für das Controlling

Fast jedes KMU, das ich kennenlerne, macht das Controlling mit Excel. Und ich verstehe das: Jeder kennt es, es kostet wenig und am Anfang leistet es alles, was gebraucht wird. Es funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert. In diesem Artikel vergleiche ich Excel und Power BI ehrlich: wo Excel wirklich genügt, welche Grenzen von Excel man irgendwann bezahlt und was sich in der Praxis ändert, wenn man zu Power BI wechselt.

Ich sage es gleich vorweg, damit wir es aus dem Weg haben: Das ist kein Wettkampf mit einem Sieger. Ich nutze beide, jede Woche. Die richtige Frage ist nicht, welches Werkzeug besser ist, sondern welches zu der Phase passt, in der sich Ihr Unternehmen gerade befindet.

Wo Excel hervorragend funktioniert

Excel hat sich seinen Platz verdient. In vielen Situationen bleibt es die richtige Wahl, und Ihnen etwas anderes zu empfehlen wäre reine Augenwischerei:

• Listen und Stammdaten. Kunden, Lieferanten, Preislisten, einfache Inventare. Eine gepflegte Tabelle erfüllt ihren Zweck.
• Einmalige Berechnungen. Eine Offerte, eine Preissimulation, der Vergleich zweier Lieferantenangebote. Öffnen, rechnen, schliessen.
• Einfaches Jahresbudget. Geplante Einnahmen und Ausgaben über zwölf Monate, jedes Quartal überprüft. Für viele kleine Betriebe reicht das völlig.
• Unternehmen mit wenigen Daten. Wenn Sie dreissig Rechnungen pro Monat stellen und nur eine Datenquelle haben, ist ein automatisches Dashboard mit Kanonen auf Spatzen geschossen.

Wenn Sie sich hier wiedererkennen, bleiben Sie bei Excel und denken Sie nicht weiter darüber nach. Das Problem entsteht, wenn Sie ihm eine Aufgabe geben, die nicht seine ist: das monatliche Reporting-System des ganzen Unternehmens zu werden, von mehreren Personen von Hand gefüttert.

Die 5 Grenzen von Excel, die KMU bezahlen

Das sind die fünf Probleme, die ich am häufigsten sehe, wenn ich beginne, am Excel-Controlling eines KMU zu arbeiten. Das ist keine Theorie: Jedes davon hat einen Preis in Stunden und in Franken.

• 1. Das Copy-Paste jeden Monat. Jemand lädt die Daten aus dem ERP herunter, fügt sie in die Datei ein, richtet die Spalten her, korrigiert die Formate. Ein halber Tag pro Monat, jeden Monat. Bei CHF 45 pro Stunde sind das über CHF 2'000 pro Jahr, nur um Zahlen von einem Ort zum anderen zu verschieben.
• 2. Die stillen Formelfehler. Eine mit einem festen Wert überschriebene Zelle, eine Summe, die die zuletzt hinzugefügten Zeilen nicht erfasst. Die Datei warnt Sie nicht: Sie zeigt weiterhin eine Zahl an, nur ist diese falsch. Ich habe erlebt, wie die Marge eines Auftrags monatelang überschätzt wurde, weil eine Formel bei Zeile 200 aufhörte.
• 3. Ein einziger Eigentümer der Datei. In jedem Unternehmen gibt es "DIE Datei" und genau eine Person, die wirklich weiss, wie sie funktioniert. Ist sie in den Ferien, krank oder wechselt sie die Stelle, steht das Controlling mit ihr still.
• 4. Keine automatische Aktualisierung. Die Datei zeigt die Daten vom letzten Mal, als sie jemand aktualisiert hat. So entscheiden Sie Mitte Juli anhand der Zahlen von Ende Mai, und die Entscheidungen kommen immer einen Monat zu spät.
• 5. Die Datei wächst und wird langsam. Dreissig Blätter, verkettete Formeln, Verweise auf andere Dateien. Jede Neuberechnung dauert Minuten, jedes Öffnen ist ein Glücksspiel, und niemand traut sich mehr, irgendetwas anzufassen.

Ein konkretes Beispiel. Ein Unternehmen, das ich begleitet habe, brauchte für den Monatsreport eineinhalb Tage: Auszüge aus dem ERP, drei Excel-Dateien zum Abgleichen, manuelle Gegenkontrollen. Eineinhalb Tage einer Person, die das Unternehmen rund CHF 400 pro Tag kostet, ergeben fast CHF 7'000 pro Jahr. Nicht um die Zahlen zu analysieren: nur um sie vorzubereiten. Und trotz all dieser Arbeit stimmten die Summen hin und wieder trotzdem nicht.

Was sich mit Power BI ändert

Power BI erledigt eine andere Arbeit als Excel. Es ersetzt nicht die Tabellenkalkulation: Es ersetzt die manuelle Arbeit rund um die Tabellenkalkulation. Konkret ändert ein Power-BI-Dashboard für ein KMU vier Dinge:

• Es verbindet sich mit den Quellen. ERP, Buchhaltung, E-Commerce und auch die Excel-Dateien, die Sie bereits nutzen. Die Daten bleiben, wo sie sind, Power BI liest sie.
• Es aktualisiert sich von selbst. Das monatliche Copy-Paste verschwindet. Sie öffnen das Dashboard, und die Zahlen sind die von gestern Abend, nicht die vom letzten Monat.
• Dieselben Zahlen für alle. Inhaber, Verkaufsleiter und Treuhänder schauen auf dasselbe Dashboard. Schluss mit Sitzungen, in denen zwei Dateien zwei verschiedene Dinge sagen.
• Drill-down vom Total ins Detail. Der Umsatz sinkt? Sie klicken und sehen, in welcher Linie, dann bei welchem Kunden, dann in welchem Monat. Mit Excel kostet diese Frage einen Nachmittag Arbeit.

Und die Kosten? Die Lizenz ist der kleine Teil: Power BI Pro kostet rund zehn Franken pro Monat und Nutzer, und für den Einstieg gibt es auch eine Gratisversion. Die eigentliche Investition ist der anfängliche Aufbau des Datenmodells, eine ähnliche Überlegung wie in meinem Artikel Was kostet die Automatisierung eines Prozesses in einem KMU.

Excel und Power BI zusammen: der realistische Weg

In der Praxis bedeutet der Wechsel von Excel zu Power BI fast nie, Excel aufzugeben. Die Kombination, die in KMU funktioniert, ist diese: Excel bleibt für die Dateneingabe und die Ad-hoc-Analysen, Power BI wird zum monatlichen Dashboard, auf das alle schauen.

Der typische Weg, den ich mit meinen Kunden gehe, hat drei Schritte:

• 1. Ordnung in die Quellen bringen. Verstehen, wo die Daten leben, und sie bereinigen. Das ist der am wenigsten spektakuläre und zugleich wichtigste Teil.
• 2. Ein erstes Dashboard mit 5-6 KPIs. Erträge, Marge, Liquidität, Zahlungseingänge, die wichtigsten Kunden nach Marge. Klein, aber jede Woche betrachtet.
• 3. Die Datenaktualisierung automatisieren. So lebt das Dashboard von allein, und niemand kehrt zum Copy-Paste zurück.

Das ist die Arbeit, die ich in meiner Leistung Controlling und Power-BI-Dashboards für KMU mache. Wenn Sie tiefer in KPIs und Struktur einsteigen möchten, habe ich einen Leitfaden geschrieben: Wie Sie das Controlling mit Power BI aufsetzen. Und wenn Sie ein fertiges Werkzeug bevorzugen, mit Liquidität, Verkäufen und Kunden an einem einzigen Ort, gibt es die App AFianco.

Wann sich der Wechsel lohnt (Checkliste)

Fünf Zeilen. Je mehr Kästchen Sie ankreuzen, desto reifer ist der Wechsel:

• Der Monatsabschluss kostet Sie mehr als einen halben Tag manuelle Arbeit.
• Die Zahlen zweier Dateien stimmen nie auf Anhieb überein.
• Nur eine Person kann "DIE Datei" bedienen, und alle wissen es.
• Sie entscheiden anhand von Daten, die einen Monat alt sind, weil es keine frischeren gibt.
• Jemand kopiert die Daten von Hand aus dem ERP, jeden einzelnen Monat.

Null oder ein Häkchen? Bleiben Sie bei Excel, im Ernst. Zwei oder mehr? Der Wechsel ist kein Luxus: Es sind Zeit und Verlässlichkeit, die Sie bereits bezahlen, nur auf unsichtbare Weise.

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Haben Sie sich in der Checkliste wiedererkannt? Wir starten mit den Dateien, die Sie bereits haben, bringen Ordnung in die Quellen und bauen das erste Dashboard mit den Zahlen, die zählen. Das ist der Kern meiner Leistung Controlling und Power-BI-Dashboards für KMU: Schreiben Sie mir, und wir sprechen unverbindlich darüber.

Häufige Fragen

Ist Power BI für Excel-Nutzer schwer zu lernen?

Nein. Wer gut mit Excel arbeitet, hat die Grundlagen bereits: Tabellen, Formeln, Datenlogik. Ein Power-BI-Dashboard zu konsultieren lernt man an einem Nachmittag. Das Modell dahinter zu bauen erfordert mehr Erfahrung, aber das ist eine Arbeit, die man einmal macht, oft mit externer Hilfe.

Was kostet Power BI für ein kleines Unternehmen?

Die Pro-Lizenz kostet rund zehn Franken pro Monat und Nutzer, und für den Einstieg gibt es auch eine Gratisversion. Der grösste Teil der Kosten ist nicht die Lizenz: Es ist der anfängliche Aufbau des Datenmodells, also Ordnung in die Quellen zu bringen und die richtigen KPIs zu definieren.

Kann ich Excel weiterhin zusammen mit Power BI nutzen?

Ja, und das ist die häufigste Lösung in KMU. Excel bleibt für die Dateneingabe und Ad-hoc-Analysen, Power BI liest diese Dateien und verwandelt sie in das gemeinsame Dashboard. Sie müssen nichts von dem wegwerfen, was Sie aufgebaut haben.

Braucht es einen Server oder läuft es in der Cloud?

Es läuft in der Cloud: Die Reports werden im Power-BI-Dienst von Microsoft veröffentlicht und im Browser oder auf dem Telefon konsultiert, ohne Server im Unternehmen. Liegen die Daten in lokalen Dateien, genügt eine kleine Gratiskomponente, das Gateway, das die Daten automatisch aktualisiert.

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