Rechnungen automatisieren in der Schweiz: von der QR-Rechnung bis zu den Mahnungen
Die Rechnungsstellung ist der am besten automatisierbare Prozess eines KMU, und die QR-Rechnung hat alles standardisierter gemacht. Hier lesen Sie, was sich wirklich automatisieren lässt, Baustein für Baustein.
Müsste ich den am besten automatisierbaren Prozess in einem KMU überhaupt nennen, würde ich die Rechnungsstellung sagen. Sie ist repetitiv, folgt klaren Regeln und wiederholt sich jeden Monat gleich. Und in der Schweiz kommt ein Vorteil hinzu: Seit die QR-Rechnung die alten Einzahlungsscheine abgelöst hat, folgen die Zahlungsdaten einem einzigen, maschinenlesbaren Standard. Und doch werden in vielen Unternehmen, denen ich zwischen Lugano und dem Rest des Tessins begegne, die Rechnungen noch von Hand erstellt, von Hand verschickt, von Hand abgeglichen und aus dem Gedächtnis gemahnt.
In diesem Leitfaden zerlege ich die Rechnungsstellung in ihre Bausteine und zeige Ihnen, was sich wirklich automatisieren lässt, mit welchen Werkzeugen und wie viel Zeit Sie zurückgewinnen. Ohne Wunderversprechen: nur das, was ich in meinen Projekten zur Prozessautomatisierung für KMU funktionieren sehe.
Die QR-Rechnung hat die halbe Arbeit schon erledigt
Ein kurzer Blick auf die Fakten. Die QR-Rechnung kam Mitte 2020 in Umlauf und hat seit dem 1. Oktober 2022 die roten und orangen Einzahlungsscheine endgültig abgelöst: Seit diesem Datum akzeptieren die Finanzinstitute sie nicht mehr, wie auch das KMU-Portal des Bundes in Erinnerung ruft. Heute folgt also jede Rechnung mit Einzahlungsschein, die Sie in der Schweiz ausstellen oder erhalten, exakt demselben Standard.
Für alle, die automatisieren wollen, ist das eine ausgezeichnete Nachricht. Der Swiss QR Code auf dem Zahlteil enthält alle nötigen Daten in maschinenlesbarem Format: Begünstigter, Betrag, Währung und Referenz. Und das Paar QR-IBAN + QR-Referenz dient genau dazu, jede eingehende Zahlung der Rechnung zuzuordnen, die sie ausgelöst hat. Die QR-Rechnung ist Teil der Standardisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs auf ISO 20022 und ist mit eBill koordiniert: Das heisst, ERP-Systeme, Banken und Buchhaltungssoftware sprechen endlich dieselbe Sprache.
Der technische Standard existiert bereits, und Sie nutzen ihn jeden Tag. Was in vielen KMU fehlt, ist die Verbindung der Bausteine: Die Daten sind bereit für die Automatisierung, aber die Arbeit drumherum bleibt manuell.
Was Sie automatisieren können, Baustein für Baustein
Die Rechnungsstellung ist kein einzelner Prozess: Sie ist eine Kette aus fünf Schritten, und jeder lässt sich separat automatisieren.
- Erstellung. Von der angenommenen Offerte oder dem erledigten Auftrag zur Rechnung, ohne etwas abzutippen. Typisches Beispiel: ein Ingenieurbüro, das die Positionen der Offerte von Hand in eine Word-Vorlage übertrug; heute wird die Rechnung mit QR-Rechnung mit einem Klick aus den bereits erfassten Daten erzeugt.
- Versand. Die Rechnung geht von selbst per E-Mail mit dem PDF im Anhang raus, oder via eBill direkt ins E-Banking des Kunden. Kein "ich hatte sie vorbereitet, aber nicht verschickt" mehr.
- Verbuchung der Zahlungseingänge. Der Baustein mit dem grössten Ertrag. Dank der QR-Referenz ordnen sich die Bankbewegungen von selbst den offenen Rechnungen zu: Der Abgleich, der früher einen Nachmittag brauchte, wird zu einer Kontrolle von wenigen Minuten. Und sauber verbuchte Zahlungseingänge, jeden Tag, speisen auch das Controlling: Sie wissen immer, wer Ihnen was schuldet.
- Gestufte Mahnungen. Eine einfache Regel: Ist die Rechnung seit 7 Tagen überfällig, geht eine freundliche Zahlungserinnerung raus, nach 20 Tagen eine zweite, formellere Nachricht, nach 35 die echte Mahnung. Ein Handwerksbetrieb, mit dem ich gearbeitet habe, jagte den Zahlungen hinterher, "wenn gerade Zeit war"; jetzt vergisst das System nie, und die Zahlungsfristen haben sich verkürzt.
- Archivierung. Jede ausgestellte oder bezahlte Rechnung landet korrekt benannt und archiviert am richtigen Ort, bereit für das Treuhandbüro oder eine Prüfung. Null Suchaktionen im Postfach am Jahresende.
Nicht zufällig steht die Rechnungsstellung fast immer ganz oben auf der Liste, wenn ich erkläre, welche Prozesse ein KMU zuerst automatisieren sollte: hohes Volumen, klare Regeln, bereits digitale Daten.
Die Werkzeuge: vom ERP bis Power Automate
Die Frage, die ich am häufigsten höre, ist "womit macht man das?". Die ehrliche Antwort: Es hängt davon ab, wo Sie starten. In aufsteigender Komplexität:
- Das ERP, das Sie schon haben. Viele in der Schweiz verbreitete ERP-Systeme erstellen QR-Rechnungen, verschicken Mahnungen und lesen die Dateien der Bankbewegungen ein. Oft sind die Funktionen da, aber niemand hat sie je konfiguriert: Bevor Sie irgendetwas kaufen, prüfen Sie, was Sie bereits bezahlt haben.
- Excel plus E-Mail plus Flows. Wenn Sie heute mit einer Tabelle und dem Postfach arbeiten, verbinden Werkzeuge wie Microsoft Power Automate die Bausteine: Bei der Zeile "Rechnung überfällig" geht die Erinnerungsmail raus, beim Zahlungseingang wird die Tabelle aktualisiert. Elegant ist das nicht, aber es funktioniert und kostet wenig.
- Integration oder dedizierte App. Wenn die Volumen wachsen oder die Systeme nicht miteinander sprechen, braucht es eine massgeschneiderte Integration oder eine dafür gebaute Anwendung. Das ist einer der Gründe, warum ich meine Business-App gebaut habe: Sie erstellt die Rechnungen, verfolgt deren Status und behält die Zahlungseingänge an einem einzigen Ort im Blick.
Keiner dieser drei Wege ist absolut "der richtige". Die Wahl hängt von den Volumen ab, von den bereits vorhandenen Werkzeugen und davon, wie standardisiert der Prozess ist: Genau diese Bewertung mache ich am Anfang jedes Projekts.
Wie viel Zeit Sie zurückgewinnen
Nehmen wir ein realistisches Beispiel mit vorsichtigen Zahlen. Ein KMU, das 100 Rechnungen pro Monat ausstellt, braucht bei Handarbeit leicht 5 Minuten pro Rechnung für Vorbereitung und Versand, ein paar Nachmittage pro Monat für den Abgleich der Zahlungseingänge und einige Stunden, um den säumigen Zahlern hinterherzulaufen. In der Summe kommt man nach meiner Erfahrung oft auf 15 bis 20 Stunden pro Monat reiner repetitiver Verwaltungsarbeit.
Mit automatisierter Erstellung, Versand, Abgleich und Mahnungen sinkt diese Last typischerweise auf wenige Stunden für Kontrolle und Ausnahmebehandlung. Bewertet man die Verwaltungszeit auch nur mit CHF 50 pro Stunde, sprechen wir von Hunderten Franken pro Monat, die wieder verfügbar werden, zusätzlich zum weniger sichtbaren, aber wichtigeren Nutzen: Die Mahnungen gehen pünktlich raus, und das Geld kommt früher rein. Das sind Schätzungen, keine Garantien: Die echte Zahl misst man am eigenen Prozess, vorher und nachher.
Wo Sie beginnen
Wenn Sie noch diese Woche loslegen wollen, empfehle ich diesen Weg in drei Schritten.
- 1. Messen Sie den Ist-Zustand. Notieren Sie zwei Wochen lang, wie viel Zeit in Erstellung, Versand, Abgleich und Mahnungen fliesst. Sie brauchen eine Ausgangszahl, auch eine ungefähre.
- 2. Aktivieren Sie, was Sie schon haben. Prüfen Sie, was Ihr ERP kann: QR-Rechnung, eBill, Einlesen der Bankbewegungen. Der erste Schritt ist oft gratis.
- 3. Automatisieren Sie einen Baustein nach dem anderen. Meist lohnt es sich, mit den Mahnungen oder dem Abgleich zu beginnen: Das sind die Bausteine, die am schwersten wiegen und sich am schnellsten automatisieren lassen.
Wenn Sie das lieber nicht alles allein machen: Genau das ist die Arbeit, die ich jeden Tag mache. In meinem Service Prozessautomatisierung für KMU starten wir genau hier, indem wir den Prozess abbilden und den Ertrag schätzen, bevor wir irgendetwas bauen.
Die QR-Rechnung hat die Daten standardisiert; der Rest der Arbeit, von der Erstellung bis zu den Mahnungen, lässt sich Baustein für Baustein automatisieren. Der erste Schritt ist zu verstehen, was Sie der Prozess heute kostet und welcher Baustein sich zuerst lohnt: Genau davon gehe ich bei jedem Kunden aus.
Häufige Fragen
Funktioniert die Automatisierung mit meinem aktuellen ERP?
In den meisten Fällen ja. Viele in der Schweiz verbreitete ERP-Systeme erstellen bereits QR-Rechnungen und lesen die Bankbewegungen ein: Oft genügt es, Funktionen zu konfigurieren, die schon vorhanden sind. Wenn das ERP einen Teil nicht abdeckt, wird er von aussen über Flows oder Integrationen angebunden, ohne das System zu wechseln.
Kann ich auch die Mahnungen automatisieren, ohne aggressiv zu wirken?
Ja, und es ist sogar die beste Art, sie zu verschicken. Man definiert eine Tonstufung: eine erste freundliche Zahlungserinnerung wenige Tage nach Fälligkeit, dann eine zweite, formellere, und erst am Schluss eine echte Mahnung. Das System ist pünktlich und konsequent, den Ton bestimmen Sie.
Ist die QR-Rechnung obligatorisch?
Seit dem 1. Oktober 2022 werden die alten roten und orangen Einzahlungsscheine von den Finanzinstituten nicht mehr akzeptiert: Wer sich mit einem Einzahlungsschein bezahlen lassen will, muss die QR-Rechnung verwenden oder auf eBill umsteigen. Kein Gesetz schreibt ein Rechnungsformat vor, aber die QR-Rechnung ist faktisch der Schweizer Standard für Zahlungen.
Was kostet die Automatisierung der Rechnungsstellung?
Das hängt vom Ausgangspunkt ab: Bereits im ERP enthaltene Funktionen zu aktivieren kostet fast nichts, ein massgeschneiderter Flow mehr. Ich habe ausführlich darüber geschrieben in was die Automatisierung eines Prozesses in einem KMU kostet: Die ehrliche Antwort ist eine Schätzung für Ihren Fall, ausgehend davon, wie viel Zeit der Prozess heute verschlingt.