Was kostet die Automatisierung eines Prozesses in einem KMU? Ein Leitfaden zu den echten Kosten
Es ist die erste Frage, die sich jeder Unternehmer stellt, und fast niemand antwortet klar: was die Kosten einer Automatisierung bestimmt, wie Sie erkennen, ob es sich lohnt, und warum die richtige Zahl nicht die niedrigste ist, sondern die, die sich am schnellsten amortisiert.
Wenn ein Unternehmer daran denkt, einen Prozess zu automatisieren, die Rechnungsstellung, die Auftragsverwaltung, den Bankabgleich oder die Monatsberichte, kommt die Frage sofort: "aber was kostet mich das?". Es ist eine berechtigte Frage. Das Problem ist, dass man online zwei Antworten findet, beide nutzlos: entweder völliges Schweigen über die Preise, oder hingeworfene Zahlen, die nichts bedeuten.
Die Wahrheit ist, dass die Kosten einer Prozessautomatisierung keine Preisliste sind. Sie hängen von wenigen konkreten Faktoren ab, die Ihnen, einmal verstanden, erlauben, sich eine realistische Vorstellung zu machen und vor allem zu beurteilen, ob die Investition für Ihr Unternehmen Sinn ergibt. Sehen wir sie uns an.
Warum es keinen Einheitspreis gibt (und warum das richtig ist)
Das Automatisieren einer Bestätigungs-E-Mail und das Automatisieren des gesamten Auftragsverwaltungszyklus sind zwei Dinge, die nicht gleich kosten können. Es wäre, als fragte man "was kostet ein Auto?", ohne zu sagen, ob Sie einen Kleinwagen oder einen Transporter für die Arbeit brauchen.
Die Kosten einer Automatisierung hängen davon ab, wie komplex der Prozess ist, wie viele verschiedene Systeme er verbinden muss, wie geordnet Ihre Ausgangsdaten sind und wie robust und zuverlässig die Lösung sein muss. Ein seriöser Anbieter nennt Ihnen keinen Preis, bevor er diese Dinge verstanden hat, genau wie ein guter Handwerker kein Angebot macht, ohne die Arbeit gesehen zu haben.
Das gesagt, können wir klar erklären, was die endgültige Zahl bestimmt.
Die vier Faktoren, die die Kosten bestimmen
- Wie komplex der Prozess ist. Ein linearer Prozess, mit klaren Regeln und wenigen Ausnahmen, ist günstig zu automatisieren. Ein Prozess voller "es kommt darauf an", Sonderfälle und Entscheidungen, die heute eine Person aus Erfahrung trifft, kostet mehr, weil diese Logik nachgebaut werden muss. Je vorhersehbarer der Prozess, desto günstiger die Automatisierung.
- Wie viele Systeme er verbinden muss. Wenn alles in einem einzigen Programm lebt, ist es einfach. Wenn die Automatisierung jedoch Warenwirtschaft, E-Mail, Tabelle, Bank und vielleicht die Website miteinander sprechen lassen muss, fügt jede Verbindung Arbeit hinzu. Es ist kein Problem, es ist der Kern des Werts, aber es wirkt sich auf die Kosten aus.
- Wie geordnet Ihre Daten sind. Das ist der Faktor, den man immer unterschätzt. Wenn die Informationen verstreut, auf unterschiedliche Weise erfasst, mit Fehlern und Dubletten sind, besteht ein Teil der Arbeit darin, sie zu ordnen, bevor sie automatisiert werden können. Saubere Daten senken die Kosten; chaotische Daten erhöhen sie. Die gute Nachricht ist, dass sie, einmal geordnet, für immer ein Wert bleiben.
- Wie zuverlässig sie sein muss. Etwas zu automatisieren, das, wenn es schiefgeht, Sie einen Kunden kostet oder die Buchhaltung durcheinanderbringt, erfordert mehr Sorgfalt und mehr Kontrollen als etwas, das im Fehlerfall in einer Minute korrigiert ist. Das richtige Maß an Robustheit hängt davon ab, wie kritisch der Prozess ist.
Die richtige Frage lautet nicht "was kostet es", sondern "in welcher Zeit amortisiert es sich"
Hier liegt die wahre Umkehrung, und es ist der wichtigste Punkt des ganzen Artikels. Sich nur auf die Kosten zu konzentrieren ist der klassische Fehler. Die Frage, die wirklich zählt, ist eine andere: wie viel kostet es mich heute, diesen Prozess von Hand zu machen? Denn mit dieser Zahl ist der Preis der Automatisierung zu vergleichen.
Nehmen Sie eine repetitive Tätigkeit, sagen wir die Erstellung von Berichten oder die Dateneingabe. Schätzen Sie, wie viele Stunden pro Woche Sie oder ein Mitarbeiter dafür aufwenden, multiplizieren Sie mit den realen Stundenkosten, addieren Sie die Kosten der zu korrigierenden Fehler und die schwerste versteckte Kost: die Zeit, die den Tätigkeiten entzogen wird, die das Unternehmen wachsen ließen. Dieses Total, über die Wochen eines Jahres, ist, was es Sie kostet, nicht zu automatisieren.
Oft ist es eine viel höhere Zahl, als man sich vorstellt. Und wenn Sie sie neben die Kosten der Automatisierung stellen, ändert die Frage ihr Gesicht: es ist nicht mehr "kann ich es mir leisten zu automatisieren?", sondern "kann ich es mir leisten, es weiter nicht zu tun?".
Eine gut gemachte Automatisierung, am richtigen Prozess, amortisiert sich typischerweise in wenigen Monaten. Danach spart sie Ihnen weiter jeden Monat Geld, jahrelang. Es ist eine Investition, keine Ausgabe, und wie jede Investition beurteilt man sie an der Rendite, nicht am Ticketpreis. Denselben Mechanismus, auf historischer Skala, haben wir erzählt in was die industriellen Revolutionen KMU über KI lehren: wer mit Technologie die Kosten senkt, gewinnt Marge, wer stehen bleibt, verliert sie nach und nach.
Wie Sie die Kosten niedrig halten (ohne das Ergebnis zu ruinieren)
Es gibt konkrete Wege, die Investition leichter und sicherer zu machen.
Der erste ist, mit einem einzigen Prozess zu beginnen, demjenigen, der Ihnen die meiste Zeit oder das meiste Geld kostet, statt alles auf einmal automatisieren zu wollen. Ein kleines, gezieltes Projekt, das sich schnell amortisiert, ist weniger riskant und zeigt Ihnen sofort Ergebnisse. Wenn Sie nicht wissen, welchen Sie wählen sollen, haben wir darüber gesprochen in Welche Prozesse in einem KMU zuerst automatisieren.
Der zweite ist, mit Daten und Prozess schon ein wenig geordnet anzukommen: je klarer sie sind, desto weniger kostet die Arbeit. Schon allein gut zu beschreiben, wie der Prozess heute funktioniert, Schritt für Schritt, spart demjenigen Zeit, der ihn automatisieren muss.
Der dritte ist, gegenüber zu günstigen Lösungen misstrauisch zu sein, die versprechen, mit einem Klick "alles zu automatisieren". Wie in jedem Handwerk verbirgt ein zu niedriger Preis meist ein Ergebnis, das nicht wirklich funktioniert, und das am Ende mehr kostet, in Korrekturen und verlorener Zeit.
Kurz gesagt
Was die Automatisierung eines Prozesses kostet, hat keine eindeutige Antwort, weil es von der Komplexität des Prozesses, den zu verbindenden Systemen, der Ordnung der Daten und der geforderten Zuverlässigkeit abhängt. Aber es ist die falsche Frage zum Anfangen.
Die richtige Frage ist, wie viel es Sie heute kostet, diese Arbeit von Hand zu machen, in Stunden, in Fehlern und in verpassten Chancen. Diese Zahl sagt Ihnen, ob sich Automatisieren lohnt. In den meisten Fällen, an einem gut gewählten Prozess, amortisiert sich die Automatisierung in wenigen Monaten und liefert dann weiter. Die höchste Kost ist fast immer das Stehenbleiben.
Die höchste Kost ist fast immer das Stehenbleiben. AFianco begleitet kleine und mittlere Unternehmen in der Schweiz und in Italien bei der Prozessautomatisierung, ausgehend von den realen Zahlen des Unternehmens. Kein Hype: was wirklich funktioniert, erklärt von denen, die es umsetzen.
Häufige Fragen
Was kostet die Automatisierung eines Prozesses in einem KMU?
Es gibt keinen Einheitspreis: er hängt von der Komplexität des Prozesses, den zu verbindenden Systemen, der Ordnung der Daten und der geforderten Zuverlässigkeit ab. Eine gut gemachte Automatisierung, an einem gut gewählten Prozess, amortisiert sich typischerweise in wenigen Monaten.
Wovon hängen die Kosten einer Unternehmensautomatisierung ab?
Von vier Faktoren: wie komplex der Prozess ist, wie viele Systeme er verbinden muss, wie geordnet die Ausgangsdaten sind und wie zuverlässig die Lösung sein muss. Je vorhersehbarer der Prozess und je sauberer die Daten, desto niedriger die Kosten.
Lohnt sich Automatisierung in einem kleinen Unternehmen?
Sie lohnt sich, wenn die Kosten des von Hand gemachten Prozesses (Stunden, Fehler, verpasste Chancen) den Preis der Automatisierung übersteigen. In den meisten Fällen, an einem gut gewählten Prozess, ist die Investition in wenigen Monaten zurück und liefert dann weiter.
Wie berechnet man den ROI einer Automatisierung?
Schätzen Sie die wöchentlichen Stunden für den manuellen Prozess mal die realen Stundenkosten, addieren Sie die Kosten der Fehler und der dem Wachstum entzogenen Zeit, multiplizieren Sie mit den Wochen des Jahres. Dieses Total ist, was es Sie kostet, nicht zu automatisieren: vergleichen Sie es mit dem Preis der Automatisierung.
Wie hält man den Preis der Prozessautomatisierung niedrig?
Beginnen Sie mit einem einzigen, gezielten Prozess, kommen Sie mit geordneten Daten und Prozess an, und seien Sie misstrauisch gegenüber zu günstigen Lösungen, die versprechen, alles mit einem Klick zu automatisieren: sie kosten oft mehr in Korrekturen und verlorener Zeit.